الفاتورة الإلكترونية: دليل الشركات للتحول الرقمي

أصبحت الفاتورة الإلكترونية عنصرًا رئيسيًا في إدارة المبيعات والحسابات داخل المملكة العربية السعودية، ولم يعد الاعتماد على الفواتير الورقية أو إعدادها يدويًا باستخدام Word أو Excel كافيًا لتحقيق متطلبات الفوترة الإلكترونية. وتحتاج المنشأة إلى حل تقني منظم يمكنه إصدار الفواتير والإشعارات المرتبطة بها، وحفظها بالصيغة المطلوبة، ودعم التكامل مع منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عند دخول المنشأة في المرحلة الثانية.

ولا يرتبط التحول إلى الفوترة الإلكترونية بمجرد تغيير هيئة الفاتورة، وإنما يمتد ليشمل تنظيم معلومات العملاء والمبيعات والضرائب، وضبط تسلسل الفواتير محاسبيًا، وإدارة المرتجعات والتعديلات، وتجهيز أجهزة الكاشير والفروع للعمل وفق المتطلبات.

يستعرض هذا الدليل مفهوم الفاتورة الإلكترونية وأنواعها ومكوناتها، والجهات الملزمة بإصدارها، وآلية التسجيل والربط والإصدار، إلى جانب طريقة إنشاء رمز QR، وأبرز الأخطاء التقنية التي ينبغي تجنبها، وكيفية اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية الملائم لنشاط المنشأة.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند يتم إنشاؤه وحفظه إلكترونيًا بصورة منظمة من خلال نظام إلكتروني، ويشتمل على عناصر الفاتورة الضريبية المطلوبة. لذلك لا تُعد الفاتورة التي تتم كتابتها يدويًا، أو صورة فاتورة ورقية ممسوحة ضوئيًا، أو مستندًا أُعد في برنامج تحرير نصوص ثم حُفظ بصيغة PDF، فاتورة إلكترونية مستوفية لمفهوم المنظومة.

ويعني مفهوم الفاتورة الإلكترونية الانتقال من إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة بالطريقة الورقية أو اليدوية إلى عملية إلكترونية منظمة، تتيح إنشاء البيانات ومعالجتها وحفظها وتبادلها بين البائع والمشتري وفق تنسيق تقني محدد.

وتقوم منظومة الفوترة الإلكترونية على ثلاثة عناصر مترابطة:

• الفاتورة أو الإشعار الذي يتم إصداره إلكترونيًا.
• النظام أو الجهاز المسؤول عن إصدار المستند.
• وسائل الحفظ والحماية والربط مع منصة فاتورة عند تطبيق المرحلة الثانية.

ولا يكفي أن يعرض برنامج الفاتورة الإلكترونية تصميمًا منسقًا أو ينشئ ملف PDF، بل يجب أن يخزن بيانات الفاتورة بصورة منظمة، ويحافظ على تسلسلها، ويمنع التعديل أو الحذف غير المسموح به، ويدعم المتطلبات الفنية التي تنطبق على المنشأة.

اكتشف: نظام محاسبي متكامل ضمن قائمة مزودي خدمات الفوترة الإلكترونية

أنواع الفواتير الإلكترونية

تنقسم الفواتير الإلكترونية في السعودية إلى نوعين رئيسيين هما الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة. ويُحدد النوع المناسب في الغالب وفق طبيعة العميل والمعاملة، وليس اعتمادًا على حجم المنشأة وحده.

الفاتورة الضريبية

تصدر الفاتورة الضريبية عند تنفيذ معاملة بين منشأة ومنشأة أخرى، وتتضمن معلومات البائع والمشتري والبيانات المتعلقة بالضريبة وتفاصيل التوريد اللازمة.

ومن أبرز البيانات التي تتضمنها:

• اسم المنشأة التي تبيع وعنوانها.
• رقم تسجيل البائع في ضريبة القيمة المضافة.
• اسم المشتري والبيانات المطلوبة عنه.
• الرقم الضريبي للمشتري عندما تنطبق المتطلبات.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• الرقم المتسلسل للمستند.
• بيان السلع أو الخدمات.
• الكميات وأسعار الوحدات.
• الخصومات إن وُجدت.
• المبلغ الخاضع للضريبة.
• نسبة الضريبة وقيمتها.
• الإجمالي قبل الضريبة وبعد احتسابها.

وعند الدخول في مرحلة الربط والتكامل، تخضع الفاتورة الضريبية لآلية الاعتماد المعتمدة من الهيئة قبل تسليمها للعميل وفق المتطلبات المطبقة على المكلف.

الفاتورة الضريبية المبسطة

تُستخدم الفاتورة الضريبية المبسطة عند البيع من منشأة إلى فرد، ولذلك تنتشر في المتاجر والسوبرماركت والمطاعم والكافيهات والصيدليات وغيرها من الأنشطة التي تعتمد على البيع المباشر للمستهلك.

ومن البيانات التي تظهر فيها عادةً:

• عنوان المستند.
• اسم البائع.
• رقم التسجيل الضريبي للبائع.
• تاريخ ووقت إصدار الفاتورة.
• الرقم التسلسلي.
• بيانات المنتجات أو الخدمات.
• قيمة ضريبة القيمة المضافة.
• إجمالي الفاتورة بعد إضافة الضريبة.
• رمز الاستجابة السريعة QR Code.

وفي المرحلة الثانية، يجب إصدار الفاتورة المبسطة بواسطة حل تقني تمت تهيئته، ثم إرسال بياناتها بصيغة XML إلى نظام الفوترة التابع للهيئة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من وقت إصدارها.

عنصر المقارنة	الفاتورة الضريبية	الفاتورة الضريبية المبسطة
الاستخدام الشائع	المعاملات بين المنشآت B2B	المعاملات بين المنشأة والفرد B2C
بيانات المشتري	تكون مطلوبة بمستوى تفصيلي أكبر	لا تحتاج عادةً إلى جميع بيانات المشتري التفصيلية
الاستخدام في المحلات	أقل استخدامًا في المبيعات المباشرة للأفراد	الأكثر استخدامًا في التجزئة والمطاعم
آلية المرحلة الثانية	يتم اعتمادها قبل تسليمها للعميل	يتم الإبلاغ عنها خلال المدة المقررة
رمز QR	يطبق وفق متطلبات المرحلة والحل المستخدم	من العناصر الأساسية في الفاتورة المبسطة
الإشعارات المرتبطة	إشعار دائن أو مدين من النوع نفسه	إشعار مبسط مرتبط بالفاتورة الأصلية

ولهذا تحتاج الفاتورة الإلكترونية للمحلات إلى برنامج نقاط بيع قادر على إصدار الفاتورة المبسطة من كل جهاز كاشير، مع تسجيل الأجهزة، وإدارة الفروع، وضبط تسلسل الفواتير، وتنفيذ الإبلاغ بالطريقة الصحيحة. ويمكن الاعتماد على نظام نقاط البيع الملائم لطبيعة عمليات البيع.

مكونات الفاتورة الإلكترونية

تتغير مكونات الفاتورة الإلكترونية وفق نوع المستند ومرحلة التطبيق وطبيعة العملية، إلا أن الفاتورة يجب أن تحتوي على بيانات تعريفية وتجارية وضريبية وتقنية تساعد على فهم المعاملة والتحقق من صحتها.

ومن أبرز هذه المكونات:

بيانات البائع

تتضمن اسم المورد وعنوانه ورقم تسجيله في ضريبة القيمة المضافة، إلى جانب أي معلومات تعريفية أخرى تكون مطلوبة بحسب نوع الفاتورة.

بيانات المشتري

تكون معلومات المشتري أكثر تفصيلًا في الفاتورة الضريبية، ومن ذلك الاسم والعنوان والرقم الضريبي.

أما الفاتورة المبسطة فلا تحتاج عادةً إلى المستوى نفسه من بيانات المشتري، مع وجود حالات محددة قد تتطلب إدخال معلومات إضافية.

بيانات الفاتورة

وتشمل:

• نوع المستند.
• الرقم التسلسلي.
• تاريخ ووقت الإصدار.
• تاريخ التوريد عندما يكون مختلفًا.
• العملة المستخدمة.
• طريقة الدفع عند الحاجة.

تفاصيل التوريد

تشمل كل سلعة أو خدمة من حيث الوصف والكمية ووحدة القياس وسعر الوحدة، إضافةً إلى الخصومات أو الإضافات والقيمة الخاضعة للضريبة.

بيانات ضريبة القيمة المضافة

وتوضح هذه البيانات:

• فئة الضريبة ونسبتها.
• قيمة الضريبة لكل فئة.
• إجمالي المبلغ الخاضع للضريبة.
• إجمالي قيمة الضريبة.
• الإجمالي النهائي للفاتورة شاملًا الضريبة.

البيانات التقنية

وتتضمن، بحسب المرحلة ونوع المستند:

• رمز الاستجابة السريعة.
• رقم التعريف الموحد عالميًا UUID.
• عداد الفاتورة.
• دالة تشفير الفاتورة السابقة.
• ختم التشفير.
• بيانات ملف XML.
• معرف الحل أو الجهاز المهيأ.

وتوضح المواصفات الرسمية أن الحقول الإلزامية ليست متطابقة في جميع أنواع الفواتير، لذلك لا ينبغي للمنشأة الاعتماد على قالب ثابت مأخوذ من منشأة أخرى، بل يجب استخدام نظام محاسبي متكامل يحدد الحقول وفق نوع المستند وطبيعة المعاملة.

الأطراف الملزمة بإصدار الفاتورة الإلكترونية

تشمل الفوترة الإلكترونية الأشخاص المقيمين في المملكة والخاضعين لضريبة القيمة المضافة، وكذلك العميل أو الطرف الثالث الذي يقوم بإصدار فاتورة ضريبية نيابةً عن المورد الخاضع للضريبة.

وعند تحقق شروط الخضوع، يشمل ذلك:

• الشركات.
• المؤسسات الفردية.
• المتاجر والمحلات.
• المطاعم والكافيهات.
• مقدمي الخدمات.
• المتاجر الإلكترونية.
• المنشآت التي تشغل فروعًا أو نقاط بيع.
• الأطراف التي تصدر الفواتير بالنيابة عن المورد.

أما الشخص الخاضع للضريبة وغير المقيم في المملكة، فيكون خارج نطاق الالتزام بإصدار الفواتير الإلكترونية وفق النطاق الموضح في الدليل التفصيلي.

ولا يتحدد الالتزام بمجرد الشكل القانوني للمنشأة؛ فكون النشاط مؤسسة فردية لا يعني الإعفاء تلقائيًا، وإنما يرتبط الأمر بالوضع الضريبي للمكلف وطبيعة المعاملة ومدى دخولها ضمن نطاق لائحة الفوترة الإلكترونية.

كما لا تدخل جميع المنشآت المرحلة الثانية في الموعد نفسه، إذ تنفذ الهيئة عملية الربط على مجموعات، ويتم إشعار المكلف المستهدف قبل موعد الربط المحدد له بما لا يقل عن ستة أشهر.

أهداف تطبيق الفاتورة الإلكترونية

تسعى الفوترة الإلكترونية إلى تطوير آلية إصدار الفواتير وحفظها، ورفع جودة البيانات، وتعزيز الامتثال، بما يدعم التحول الرقمي في المعاملات التجارية.

ومن أبرز أهدافها:

• تقليل الاعتماد على المستندات الورقية.
• الحد من أخطاء الإدخال اليدوي.
• رفع كفاءة المحاسبة وحفظ السجلات.
• تسهيل توثيق المعاملات والرجوع إليها.
• رفع موثوقية بيانات المبيعات والضرائب.
• تعزيز حماية المستهلك.
• دعم المنافسة العادلة.
• تقليل التعاملات غير الموثقة.
• رفع مستوى الالتزام بالمتطلبات الضريبية.
• دعم التحول الرقمي بما يتوافق مع توجهات المملكة.
• تسهيل التكامل بين الفواتير والأنظمة المحاسبية.
• تحسين القدرة على اكتشاف العمليات غير الطبيعية.

كما يحقق نظام الفاتورة الإلكترونية فائدة تشغيلية داخل المنشأة، حيث يمكن ربط كل فاتورة ببيانات العميل والمخزون وطريقة السداد والفرع وموظف المبيعات، بدل التعامل معها كمستند مستقل لا يظهر أثره مباشرةً في التقارير.

مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية

مر تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية بمرحلتين أساسيتين؛ بدأت الأولى بإصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا، ثم جاءت الثانية لتضيف متطلبات الربط والتكامل مع منصة فاتورة.

المرحلة	تاريخ بدء التطبيق	الالتزام الرئيسي
المرحلة الأولى	4 ديسمبر 2021	إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا
المرحلة الثانية	بدأ تطبيقها تدريجيًا في 1 يناير 2023	ربط النظام بمنصة فاتورة وتطبيق المتطلبات الفنية الإضافية

وتُطبق المرحلة الثانية على مجموعات تحددها الهيئة وفق معاييرها، ولا تنتظر المنشأة اكتمال تطبيق المرحلة على جميع المجموعات، وإنما تلتزم بالموعد المحدد في الإشعار الموجه إليها.

الفاتورة الإلكترونية المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ

انطلقت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، وفرضت على الأشخاص المشمولين باللائحة التوقف عن استخدام الفواتير المكتوبة يدويًا أو التي يتم إعدادها بواسطة برامج النصوص والجداول بطريقة لا تستوفي متطلبات الفوترة الإلكترونية.

وتشمل متطلبات هذه المرحلة:

• استخدام حل تقني متوافق مع المتطلبات.
• إصدار الفواتير والإشعارات إلكترونيًا.
• إدراج العناصر الإلزامية في المستند.
• حفظ الفواتير إلكترونيًا.
• وجود رقم تسلسلي واضح للفواتير.
• إظهار رمز QR في الفواتير المبسطة.
• عدم حذف الفاتورة أو تعديلها بعد إصدارها.
• إصدار إشعار دائن أو مدين عند الحاجة إلى التصحيح.
• تأمين بيانات الدخول وسجل العمليات.

ولا تفرض المرحلة الأولى وحدها الربط المباشر بالنظام الإلكتروني التابع للهيئة، لكنها تتطلب جاهزية أساسية وإصدار المستندات إلكترونيًا بما يتوافق مع نوع الفاتورة.

الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية: الربط والتكامل الإلكتروني

بدأ تنفيذ المرحلة الثانية تدريجيًا على مجموعات اعتبارًا من 1 يناير 2023، وتتطلب ربط حلول الفوترة الخاصة بالمكلف بمنصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

وتتضمن المرحلة الثانية متطلبات إضافية، من بينها:

• تهيئة كل جهاز أو وحدة إصدار.
• الحصول على معرف ختم التشفير.
• إصدار المستندات بصيغة XML أو PDF/A-3 متضمنًا XML وفق الاستخدام.
• إضافة UUID.
• إدراج دالة التشفير والبيانات الأمنية المطلوبة.
• ربط تسلسل الفواتير.
• تطبيق ختم التشفير في الحالات التي تتطلبه.
• اعتماد الفواتير الضريبية القياسية.
• الإبلاغ عن الفواتير المبسطة خلال 24 ساعة.
• استخدام رمز QR المطور.
• إتاحة الاتصال بمنصة فاتورة من خلال واجهات API.

وتخضع الفواتير القياسية للاعتماد قبل مشاركتها مع العميل، بينما يتم إصدار الفاتورة المبسطة للعميل ثم رفع بياناتها إلى المنصة خلال المدة المحددة.

لماذا الالتزام بمرحلتي الفاتورة الإلكترونية مهم؟

لا يعني الالتزام بالمرحلة الأولى أن المنشأة لن تكون مطالبة بالمرحلة الثانية عند وصول إشعار الربط إليها، كما أن تجهيز متطلبات المرحلة الثانية مع إهمال أساسيات الإصدار والحفظ لا يعني تحقيق الامتثال الكامل.

وتظهر أهمية الالتزام في عدة جوانب، منها:

• تفادي إصدار مستندات لا تستوفي المتطلبات.
• الحفاظ على تسلسل الفواتير بصورة صحيحة.
• حماية معلومات المنشأة والعملاء.
• تقليل احتمالية رفض المستندات.
• إصدار الإشعارات بطريقة سليمة.
• توحيد أجهزة الكاشير والفروع.
• تسهيل أعمال المراجعة الضريبية والمحاسبية.
• تقليل احتمالات توقف المبيعات بسبب عدم جاهزية النظام.
• الحد من الحاجة إلى إجراء تعديلات عاجلة على النظام عند اقتراب موعد الربط.

وتشمل تصنيفات المخالفات حالات متعددة، مثل عدم إصدار الفواتير ضمن المدد النظامية، أو حذفها وتعديلها بعد الإصدار، أو عدم حفظها، أو عدم مشاركتها مع الهيئة، أو إهمال الحقول المطلوبة أو رمز QR.

لذلك من الأفضل ألا تنتظر المنشأة حتى الأيام الأخيرة قبل موعد الربط، خصوصًا إذا كانت تدير عددًا من الفروع أو أجهزة الكاشير، أو لديها تكاملات مع متجر إلكتروني ونقاط بيع.

كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية

لا تعني كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية إنشاء حساب مستقل لكل منشأة لمجرد بدء المرحلة الأولى. وإنما تبدأ العملية من تسجيل المنشأة ضريبيًا عند تحقق شروط التسجيل، ثم استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق.

أما إعداد التكامل مع منصة فاتورة، فيتم عند دخول المنشأة في المرحلة الثانية.

ويمكن ترتيب العملية على النحو التالي:

1. التحقق من وضع المنشأة فيما يتعلق بالتسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
2. مراجعة بيانات المنشأة ورقمها الضريبي وعنوانها.
3. اختيار برنامج مناسب للفوترة الإلكترونية.
4. تهيئة بيانات الفواتير والضرائب والفروع.
5. بدء إصدار الفواتير إلكترونيًا وفق متطلبات المرحلة الأولى.
6. متابعة إشعارات الهيئة المتعلقة بمرحلة الربط.
7. الدخول إلى منصة فاتورة عند استهداف المنشأة.
8. إعداد وحدات وأجهزة إصدار الفواتير.
9. تنفيذ اختبارات الامتثال قبل بدء التشغيل الفعلي.
10. متابعة حالات القبول والتحذير والرفض.

وعند إعداد الجهاز داخل منصة فاتورة، يستخدم المكلف بيانات الدخول المعتمدة، ثم يختار وظيفة تهيئة وحدة أو جهاز جديد، وبعد ذلك يتم إنشاء كلمة مرور لمرة واحدة OTP.

وتبقى كلمة المرور صالحة لمدة ساعة واحدة، ولذلك يجب إدخالها في وحدة الحل التقني خلال هذه المدة.

وتختلف التفاصيل الفنية بحسب البرنامج المستخدم؛ ولهذا يتولى مقدم الحل عادةً تنفيذها بالتعاون مع مسؤول المنشأة، بينما تظل المنشأة مسؤولة عن دقة بياناتها والتأكد من تجهيز جميع الأجهزة التي تقوم بإصدار الفواتير.

متطلبات إصدار الفاتورة الإلكترونية في السعودية

يتطلب إصدار الفاتورة الإلكترونية استخدام برنامج أو نظام لا يتضمن الوظائف المحظورة، ويستطيع إنشاء الفاتورة وحفظها وحمايتها ومشاركتها بما يتوافق مع المرحلة المطبقة على المنشأة.

ومن أبرز المتطلبات العملية:

• إصدار الفاتورة بواسطة نظام إلكتروني متوافق.
• إضافة الحقول الإلزامية كافة.
• تحديد فئة الفاتورة الصحيحة.
• استخدام رقم فريد ومتسلسل.
• تسجيل التاريخ والوقت بدقة.
• احتساب ضريبة القيمة المضافة بالشكل الصحيح.
• إضافة بيانات البائع والمشتري المطلوبة.
• توضيح المنتجات أو الخدمات في المستند.
• إظهار QR Code عند انطباق المتطلبات.
• حفظ الفواتير والإشعارات.
• منع حذف أو تعديل الفاتورة مباشرة بعد إصدارها.
• استخدام إشعار دائن أو مدين عند الحاجة إلى التصحيح.
• حماية حسابات المستخدمين.
• الاحتفاظ بسجل للعمليات.
• دعم XML والمتطلبات الأمنية في المرحلة الثانية.
• ربط أجهزة الإصدار بمنصة فاتورة عند استهداف المنشأة.
• الإبلاغ عن الأعطال من خلال الوسائل المحددة عند وقوعها.

كما يجب أن يمنع الحل الدخول باستخدام بيانات اعتماد غير آمنة، أو إعادة ضبط عداد الفواتير، أو تغيير التسلسل، أو تعديل وقت الجهاز بصورة تؤثر في الفواتير، أو استخراج مفتاح ختم التشفير لاستخدامه في جهاز آخر.

مراحل ربط الفاتورة الإلكترونية

يتم ربط الفاتورة الإلكترونية من خلال تجهيز النظام والأجهزة، ثم إجراء اختبارات الامتثال والحصول على بيانات الإنتاج، وبعد ذلك تبدأ عملية إرسال الفواتير أو اعتمادها بحسب نوع المستند.

وتتكون العملية من المراحل التالية:

1. استلام إشعار الهيئة

تراجع المنشأة موعد الربط المحدد لها، وكذلك الفروع والكيانات التي يشملها الإشعار.

2. تحديث الحل التقني

يجب التأكد من أن برنامج الفوترة يدعم XML ومتطلبات الأمان والتكامل، بالإضافة إلى QR المطور.

3. مراجعة بيانات المنشأة

تشمل المراجعة أسماء المنشأة وعناوينها ورقمها الضريبي وفروعها وأجهزة الكاشير وأنواع الفواتير المستخدمة.

4. الدخول إلى منصة فاتورة

يدخل المكلف باستخدام بياناته المسجلة، ثم ينتقل إلى وظائف تهيئة الوحدات والأجهزة.

5. إنشاء كلمة مرور لمرة واحدة

يحدد المكلف عدد وحدات الإصدار المطلوب تجهيزها، ثم ينشئ رمز OTP صالحًا لمدة ساعة.

6. تهيئة كل جهاز أو وحدة

تُدخل كلمة المرور داخل الحل التقني، ثم يتم إنشاء طلب بيانات اعتماد الامتثال وربط الوحدة بالمنصة.

7. اختبار الامتثال

يرسل النظام نماذج الفواتير والإشعارات المطلوبة بهدف اختبار قواعد التحقق.

8. الحصول على بيانات الإنتاج

بعد اجتياز الاختبارات بنجاح، يحصل الحل على معرف ختم التشفير الخاص ببيئة الإنتاج وفق خطوات التهيئة.

9. بدء الاعتماد أو الإبلاغ

تُرسل الفاتورة القياسية للاعتماد، بينما يتم الإبلاغ عن الفاتورة المبسطة خلال 24 ساعة.

10. مراجعة نتائج الإرسال

جاهز لتجربة النظام؟

ابدأ نسختك التجريبية المجانية أو تحدث مع فريق المبيعات لمساعدتك في اختيار الحل المناسب.

ابدأ نسخة تجريبية تحدث مع المبيعات

توضح منصة فاتورة المستندات المقبولة، والمقبولة مع تحذيرات، والمرفوضة، كما يمكن استخراج تقارير توضح الأخطاء والتحذيرات.

ويجب إعداد كل وحدة إصدار فعلية وفق بنية النظام، فلا يعني تجهيز جهاز واحد أن جميع أجهزة الفروع أصبحت مهيأة تلقائيًا.

كيفية استخراج الفاتورة الإلكترونية؟

تُستخرج الفاتورة الإلكترونية باستخدام برنامج فوترة أو نظام محاسبي مهيأ لهذا الغرض، وليس عن طريق إدخال البيانات يدويًا ثم حفظها في ملف.

وتسير طريقة عمل الفاتورة الإلكترونية وفق الخطوات التالية:

1. تسجيل الدخول إلى النظام.
2. تحديد نوع المستند، سواء كان ضريبيًا أو مبسطًا.
3. اختيار العميل أو إدخال بياناته المطلوبة.
4. إضافة المنتجات أو الخدمات.
5. تسجيل الكميات والأسعار.
6. تطبيق الخصومات المسموح بها.
7. مراجعة فئات ونسب ضريبة القيمة المضافة.
8. تحديد طريقة السداد.
9. التأكد من إجمالي الفاتورة.
10. إصدار الفاتورة من خلال النظام.
11. تنفيذ الاعتماد أو الإبلاغ وفق نوع المستند والمرحلة.
12. مشاركة النسخة القابلة للقراءة مع العميل.
13. حفظ ملف الفاتورة والسجلات المرتبطة بها.

وعند استخدام نظام محاسبي متكامل، يمكن ربط الفاتورة بعملية البيع والمخزون وحساب العميل وطريقة الدفع والتقارير، بدل إنشاء مستند منفصل عن بقية العمليات المحاسبية.

أما المنشآت التي تحتاج إلى إدارة الحسابات والفواتير من مواقع متعددة، فيمكنها اختيار الحل الذي يلائم عدد الفروع والمستخدمين وآلية إصدار الفواتير لديها.

كيفية بناء رمز الاستجابة السريع QR Code

يتم إنشاء رمز QR في الفاتورة الإلكترونية اعتمادًا على مجموعة محددة من البيانات، حيث ترتب وفق صيغة Tag-Length-Value المعروفة اختصارًا باسم TLV، ثم يتم ترميز البيانات باستخدام Base64 وإنشاء رمز يمكن قراءته.

ويتكون نظام TLV من العناصر التالية:

• Tag: رقم الحقل أو تعريفه.
• Length: طول قيمة الحقل بعد ترميزها.
• Value: البيانات الفعلية للحقل.

في المرحلة الأولى يحتوي الرمز على الحقول الخمسة الأساسية:

رقم Tag	البيانات
1	اسم البائع
2	رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للبائع
3	تاريخ ووقت إصدار الفاتورة
4	إجمالي الفاتورة شاملًا الضريبة
5	إجمالي ضريبة القيمة المضافة

ومع متطلبات المرحلة الثانية تتم إضافة الحقول الأمنية التالية:

رقم Tag	البيانات
6	دالة تشفير ملف XML
7	توقيع ECDSA لدالة التشفير
8	المفتاح العام ECDSA
9	توقيع الجهة التقنية لدى الهيئة للمفتاح العام لختم التشفير في الفواتير المبسطة وإشعاراتها

وتحدد المواصفات آلية تخزين كل Tag وطول القيمة الخاصة به، ولذلك يجب تنفيذ ترتيب البيانات وترميزها باستخدام UTF-8 ثم Base64 بدقة.

ولا يُفضل أن يقوم المستخدم بإنشاء QR يدويًا، إذ ينبغي أن يولده برنامج الفاتورة الإلكترونية بصورة تلقائية اعتمادًا على البيانات الفعلية الموجودة في ملف الفاتورة. أما إنشاء صورة QR تحتوي على نص عادي أو رابط للموقع فلا يجعل المستند متوافقًا.

كما يمكن فحص محتوى الرمز بواسطة الأدوات التي توفرها الهيئة، لكن مجرد نجاح عملية مسح QR لا يعني بالضرورة أن جميع عناصر الفاتورة مستوفية؛ فالمستند يجب أن يجتاز بقية قواعد الامتثال أيضًا.

الأخطاء الشائعة عند إصدار الفاتورة في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

قد تبدو الفاتورة سليمة عند عرضها، لكنها قد تتعرض للرفض أو لا تكون مستوفية للمتطلبات نتيجة غياب حقل إلزامي، أو وجود خطأ في البيانات الضريبية، أو مشكلة في بنية XML أو رمز QR.

ومن أكثر الأخطاء انتشارًا:

• اختيار نوع غير مناسب للفاتورة.
• الاعتماد على بيانات ضريبية قديمة.
• عدم تسجيل جميع أجهزة الكاشير.
• استخدام تسلسل منفصل لم تتم تهيئته بالشكل المطلوب.
• إجراء تعديل على الفاتورة بعد إصدارها.
• عدم ربط الإشعار بالفاتورة الأصلية.
• إرسال الفاتورة المبسطة بعد انتهاء المدة المحددة.
• تجاهل رسائل التحذير أو الرفض.
• اعتقاد أن ملف PDF وحده يمثل فاتورة إلكترونية منظمة.
• إنشاء QR لا يعكس البيانات الحقيقية للفاتورة.

كتابة عنوان خاطئ بالفاتورة

يجب أن يعبر عنوان المستند عن نوع الفاتورة الصحيح، مثل «فاتورة ضريبية» أو «فاتورة ضريبية مبسطة». وقد يؤدي استخدام عنوان عام أو تحديد نوع لا يتناسب مع طبيعة المعاملة إلى فقدان العناصر المرتبطة بنوع المستند الصحيح.

كما يجب التمييز بين:

• الفاتورة الأصلية.
• الإشعار الدائن.
• الإشعار المدين.
• الفاتورة الضريبية القياسية.
• الفاتورة المبسطة.

ويجب أن يكون نوع الإشعار متوافقًا مع نوع الفاتورة الأصلية التي يتم تصحيحها.

عدم إضافة رقم تسجيل القيمة المضافة

يُعد رقم تسجيل البائع في ضريبة القيمة المضافة من المعلومات الأساسية، ولذلك يجب إدخاله بصورة صحيحة ضمن إعدادات المنشأة حتى يظهر تلقائيًا في الفواتير وQR وملف XML.

وقد يتطلب نوع الفاتورة الضريبية إدخال الرقم الضريبي للمشتري عند انطباق الشروط. ولا ينبغي استخدام رقم السجل التجاري أو الرقم المميز بدلًا من رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.

وتتحقق قواعد XML من صيغة الرقم الضريبي السعودي، بما في ذلك عدد الأرقام والشروط المتعلقة ببدايته ونهايته.

عدم توافر تفاصيل عملية البيع

لا ينبغي أن تقتصر الفاتورة على إظهار المبلغ النهائي فقط، بل يجب أن تعرض السلع أو الخدمات والكميات والأسعار والخصومات والضريبة والإجماليات المطلوبة.

ومن صور الأخطاء في هذا الجانب:

• استخدام وصف موحد مثل «مبيعات» لجميع المنتجات.
• عدم تسجيل الكمية.
• إظهار قيمة الضريبة دون توضيح المبلغ الخاضع لها.
• إهمال الخصومات.
• عدم التفريق بين فئات الضريبة.
• عدم إدخال سبب الإعفاء أو النسبة الصفرية عند الحاجة.
• وجود اختلاف بين الإجمالي الظاهر وبيانات XML.

ومن الأفضل ربط الفاتورة بقاعدة منظمة للمنتجات والخدمات حتى لا يقوم كل موظف بإدخال الوصف أو بيانات الضريبة بأسلوب مختلف.

عدم وجود رمز الاستجابة السريع QR Code

يجب إظهار رمز QR في الحالات التي تتطلبه، وبالأخص في الفواتير الضريبية المبسطة. ولا يكفي وضع رمز عشوائي، بل يجب أن يحتوي على البيانات المشفرة المطلوبة وأن يكون واضحًا وقابلًا للقراءة.

ومن أبرز المشكلات المرتبطة به:

• طباعة الرمز بحجم لا يسمح بقراءته بسهولة.
• انخفاض جودة الطباعة.
• قص جزء من الرمز أثناء الطباعة.
• استخدام خلفية تؤثر على وضوحه.
• إنشاء الرمز من رابط بدل بيانات TLV.
• وجود اختلاف بين الإجمالي الموجود في الرمز وإجمالي الفاتورة.
• الاستمرار في استخدام رمز المرحلة الأولى بعد دخول المنشأة المرحلة الثانية دون تحديثه.

وينبغي اختبار QR على نماذج الطباعة الفعلية المستخدمة في أجهزة نقاط البيع والكاشير، وليس الاكتفاء باختباره على شاشة الجهاز.

كتابة الإشعارات بالسالب

عند اكتشاف خطأ أو تنفيذ عملية مرتجع، لا ينبغي تعديل الفاتورة الأصلية أو استخدام فاتورة مبيعات عادية بقيمة سالبة باعتبارها حلًا عامًا للتصحيح.

ويتم التصحيح من خلال:

• إشعار دائن عند تخفيض قيمة التوريد أو الضريبة أو إعادة مبلغ إلى العميل.
• إشعار مدين عند زيادة القيمة أو الضريبة المستحقة.

ويجب أن يرتبط الإشعار بالفاتورة الأصلية أو الفواتير ذات العلاقة، مع توضيح سبب إصداره واختيار نوع المستند المناسب.

الإضافات بين أرقام TLV

ينبغي إنشاء بيانات QR وفق تسلسل TLV المحدد، دون إدخال فواصل أو رموز أو مسافات غير محسوبة بين الحقول.

ومن الأخطاء الفنية المحتملة:

• التعامل مع رقم Tag على أنه نص بدلًا من بايت.
• حساب عدد الأحرف بدل طول مصفوفة UTF-8.
• إضافة فاصل بين الحقول.
• ترتيب Tags بطريقة غير صحيحة.
• تحويل البيانات إلى Base64 قبل تكوين سجل TLV كامل.
• استخدام ترميز أحرف غير مناسب.
• إدخال الأرقام العربية بصورة تختلف عن البيانات الموجودة في XML.
• إضافة Tag غير موجود ضمن التسلسل المحدد.

ولهذا يجب أن يتولى النظام إنشاء الرمز تلقائيًا، لأن بناء QR يدويًا أو استخدام مولد QR عام قد ينتج رمزًا قابلًا للمسح، لكنه لا يكون متوافقًا بالضرورة مع المتطلبات التقنية.

الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الإلكترونية

يشير مصطلح الفاتورة الضريبية إلى نوع المستند ومحتواه القانوني والضريبي، بينما تصف الفاتورة الإلكترونية أسلوب إنشاء المستند وحفظه ومعالجته.

وبالتالي يمكن أن تكون الفاتورة الضريبية إلكترونية عندما يتم إصدارها من نظام محاسبي متوافق ومستوفٍ للمتطلبات.

وجه المقارنة	الفاتورة الضريبية	الفاتورة الإلكترونية
المفهوم	مستند يثبت توريدًا خاضعًا ويضم البيانات الضريبية	فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة
التركيز	البيانات الضريبية الخاصة بالمعاملة	طريقة الإصدار والحفظ والتبادل
الأنواع	ضريبية قياسية أو مبسطة	تشمل النوعين عند إصدارهما إلكترونيًا
الشكل	يمكن أن تكون في صورة مقروءة للعميل	تتضمن بيانات منظمة وملفًا تقنيًا
النظام المستخدم	كان يمكن إصدارها ورقيًا في السابق	يجب إصدارها بواسطة حل إلكتروني
التعديل	يخضع لقواعد الفواتير والضريبة	يتم التصحيح إلكترونيًا من خلال إشعار دائن أو مدين

وبناءً على ذلك، فإن إرسال صورة لفاتورة ضريبية ورقية عبر البريد الإلكتروني لا يحولها إلى فاتورة إلكترونية وفق المفهوم النظامي.

كيف يساعدك النظام المحاسبي في عمل الفاتورة الإلكترونية؟

يساعد النظام المحاسبي المتكامل في إنشاء الفاتورة اعتمادًا على بيانات المبيعات الفعلية، ثم تسجيل أثر العملية في الحسابات والمخزون والعملاء والضرائب والتقارير، بدل تكرار إدخال المعاملة في أكثر من مكان.

ومن الوظائف التي يمكن أن يوفرها النظام:

• تحديد نوع الفاتورة.
• إدخال بيانات المنشأة تلقائيًا.
• استدعاء معلومات العميل.
• احتساب ضريبة القيمة المضافة.
• إنشاء رقم الفاتورة وتسلسلها.
• إنشاء ملف XML.
• توليد QR Code.
• تنفيذ الاعتماد أو الإبلاغ.
• تسجيل القيود المحاسبية.
• تحديث بيانات المخزون.
• متابعة المبالغ المسددة والمتبقية.
• إصدار إشعارات المرتجعات.
• حفظ الفواتير.
• عرض حالات القبول والرفض.
• إعداد تقارير المبيعات والضرائب.

ويساعد النظام المحاسبي المتكامل على ربط عملية الفوترة بالحسابات بدل فصلها عنها، مما يقلل احتمالات اختلاف مبيعات برنامج الكاشير عن القيم المسجلة في التقارير المالية.

كما يمكن الاستفادة من التقارير المرتبطة بالنظام لمتابعة الفواتير والمرتجعات والمبيعات والمصروفات والمؤشرات الضريبية، بحيث تكون التقارير مبنية على البيانات المسجلة في النظام.

ويُفضل اختيار الحل وفق طبيعة القطاع؛ فالمحل يحتاج إلى نظام نقاط بيع، بينما يحتاج المطعم إلى نظام إدارة المطاعم والكافيهات يربط فواتير الصالة والتوصيل بالمخزون والحسابات. أما منشآت الضيافة فتحتاج إلى ربط الفوترة بالحجوزات والمدفوعات من خلال نظام الفنادق أو حل يتناسب مع دورة تشغيلها.

كما يمكنك احجز استشارتك لتحديد الحل المناسب والمخصص لطبيعة مشروعك.

DIGITAL PRO برنامج محاسبي معتمد من هيئة الزكاة والدخل

DigitalPro هو نظام محاسبي ونقاط بيع مهيأ لمتطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، ويدعم الفواتير والضرائب والمبيعات والمخزون والفروع، باعتباره حلًا من حلول البرمجيات والأنظمة المحاسبية المدرجة ضمن قائمة مزودي خدمات الفوترة الإلكترونية.

كما ينبغي توضيح المقصود بالاعتماد أو الإدراج بصورة دقيقة؛ فقائمة مزودي الحلول التي تعرضها الهيئة هي قائمة استرشادية لشركات استوفت شروط التأهيل، لكنها لا تنقل مسؤولية الامتثال من المكلف، إذ يمكن للمنشأة استخدام أي مزود بشرط أن يكون النظام المستخدم فعليًا متوافقًا مع متطلبات ZATCA.

ومن الخصائص التي يقدمها نظام DigitalPro:

• إدارة الحسابات والمبيعات والمشتريات.
• نقاط البيع.
• إدارة المخزون.
• الفواتير الإلكترونية.
• دعم ضريبة القيمة المضافة.
• إدارة المرتجعات.
• إدارة الفروع والمستخدمين.
• تقارير المبيعات والأرباح.
• الحلول السحابية.
• حلول مخصصة لأنشطة المطاعم والتجزئة.

وقبل الاشتراك، يُنصح بإجراء اختبار عملي يتضمن:

1. إصدار فاتورة ضريبية مبسطة.
2. إنشاء فاتورة ضريبية لمنشأة.
3. فحص رمز QR.
4. تنفيذ عملية مرتجع وإصدار إشعار دائن.
5. مراجعة ملف XML.
6. اختبار سيناريو انقطاع الاتصال.
7. مراجعة تقارير الفواتير المرفوضة.
8. تهيئة جهاز كاشير جديد.
9. استخراج تقرير ضريبي.
10. اختبار التشغيل عبر أكثر من فرع.

يمكنك استعراض الحلول المتاحة، ثم التسجيل والحصول على الفترة التجريبية لتجربة إصدار الفواتير من خلال سيناريوهات مشابهة للعمليات الفعلية في منشأتك.

استعرض الخدمات والحلول، ثم احجز استشارتك للتأكد من ملاءمة النظام لنوع فواتيرك وعدد الفروع وأجهزة الكاشير ومرحلة الربط المطبقة على منشأتك.

الأسئلة الشائعة عن الفاتورة الإلكترونية

هل المنشآت الفردية ملزمة بالفاتورة الإلكترونية؟

نعم، تكون المؤسسة الفردية ملزمة عندما تكون شخصًا مقيمًا خاضعًا لضريبة القيمة المضافة وتقع ضمن نطاق لائحة الفوترة الإلكترونية. ولا يعتمد الالتزام على كون النشاط شركة أو مؤسسة، وإنما على الوضع الضريبي وطبيعة المعاملات التي تصدر عنها الفواتير.

هل جميع البرامج المحاسبية تصدر فواتير إلكترونية؟

لا. فبعض البرامج قد تتيح إنشاء فاتورة مطبوعة أو PDF دون توفير متطلبات XML وQR والأمان والربط. لذلك يجب التأكد من أن البرنامج يدعم نوع الفاتورة والمرحلة المطبقة على المنشأة، وأن الأجهزة والإعدادات جميعها مهيأة بصورة صحيحة.

ما هي الشركات الملزمة بالفاتورة الإلكترونية؟

تلتزم المنشآت والأشخاص المقيمون الخاضعون لضريبة القيمة المضافة، إضافةً إلى الأطراف التي تصدر الفواتير بالنيابة عنهم. أما المرحلة الثانية فتشمل المنشآت التي تستهدفها الهيئة وفق المجموعات والمواعيد المحددة في الإشعارات.

هل يتطلب وجود توقيع رقمي في الفاتورة الإلكترونية؟

لا يحتاج المستخدم إلى وضع توقيع يدوي ظاهر على الفاتورة. ففي المرحلة الثانية توجد متطلبات أمنية تتضمن ختم التشفير والتوقيع الإلكتروني التقني وبيانات الاعتماد بحسب نوع الفاتورة. ويقوم الحل التقني بإنشاء هذه العناصر تلقائيًا بعد تهيئته، ولا ينبغي للمستخدم إنشاؤها أو نقل مفاتيحها يدويًا.

ما هي الإجراءات التي يجب اتباعها في حال اكتشاف خطأ بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية؟

لا يتم حذف الفاتورة أو تعديلها بعد الإصدار، وإنما يصدر إشعار دائن أو مدين إلكتروني مرتبط بالفاتورة الأصلية، مع توضيح سبب التصحيح، ثم يتم حفظه وإرساله أو اعتماده وفق نوع المستند والمرحلة المطبقة.

ما هي متطلبات إصدار الفاتورة الإلكترونية؟

تتضمن المتطلبات استخدام نظام متوافق، وإضافة الحقول المطلوبة والرقم التسلسلي والبيانات الضريبية وتفاصيل التوريد، وإظهار QR عند انطباقه، وحفظ المستند، ومنع الحذف والتعديل، إلى جانب تطبيق XML والربط والمتطلبات الأمنية في المرحلة الثانية.

كيف يمكن إنشاء فاتورة إلكترونية؟

يتم إنشاء الفاتورة باستخدام برنامج للفوترة الإلكترونية، من خلال تحديد نوعها وإدخال بيانات العميل والأصناف والضريبة، ثم إصدارها من النظام. ويتولى البرنامج إنشاء الرقم وQR وملف XML وتنفيذ الاعتماد أو الإبلاغ وفق الإعدادات المعتمدة.

ما هي مراحل ربط الفاتورة الإلكترونية؟

تبدأ العملية بمراجعة إشعار الهيئة، ثم تحديث النظام، والدخول إلى منصة فاتورة، وتهيئة الأجهزة باستخدام OTP، وإجراء اختبارات الامتثال، والحصول على بيانات اعتماد الإنتاج، ثم بدء اعتماد الفواتير القياسية والإبلاغ عن الفواتير المبسطة.

كيف أستخرج الفاتورة الإلكترونية؟

يتم ذلك باستخدام برنامج متوافق، وإدخال بيانات المنشأة والعميل والمنتجات والضريبة، ثم مراجعة المستند وإصداره. وبعد ذلك ينفذ النظام إجراءات المنصة وفق نوع الفاتورة، ويمكن طباعة النسخة المقروءة أو مشاركتها مع العميل مع حفظ الملف المنظم.

ما هو الرقم التسلسلي للفاتورة؟

هو رقم فريد ومتتابع يميز كل فاتورة يصدرها الحل التقني. ولا تحدد اللائحة صيغة موحدة لجميع المنشآت، ويمكن وجود تسلسل مستقل لكل فرع بشرط أن تكون كل فاتورة واضحة وفريدة وأن يحافظ كل تسلسل على ترتيب منظم.

ما هي الشركات المعفاة من الفاتورة الإلكترونية؟

تستثني اللائحة الأشخاص الخاضعين للضريبة وغير المقيمين في المملكة من نطاق الإصدار الإلكتروني الموضح. أما المنشآت المقيمة غير المسجلة أو المعاملات التي لا تكون مطالبة بإصدار فاتورة ضريبية، فيجب تقييم حالتها وفق نظام ضريبة القيمة المضافة ونوع المعاملة، ولا ينبغي اعتبار الإعفاء قائمًا دون مراجعة وضع المنشأة.

هل الفوترة الإلكترونية إلزامية للتصدير؟

نعم، أوضحت الهيئة أن عمليات التصدير تتطلب إصدار فاتورة إلكترونية وفق اللائحة، في حين أن عملية الاستيراد نفسها لا تخضع للائحة الفوترة الإلكترونية من ناحية إصدار فاتورة سعودية عن المورد الأجنبي. ويجب اختيار تصنيف التصدير وإدخال بيانات المشتري والضريبة بصورة صحيحة داخل النظام.

ختامًا:

تمثل الفاتورة الإلكترونية منظومة متكاملة لإصدار الفواتير وحفظها وحمايتها وربطها بالحسابات والضرائب، وليست مجرد ملف PDF أو رمز QR. ويبدأ الالتزام بتحديد نوع الفاتورة المناسب، واستخدام حل تقني ملائم، وضبط بيانات المنشأة والفروع، ثم تنفيذ متطلبات الربط عند استلام إشعار الهيئة.

اختبر برنامج الفوترة الإلكترونية من خلال عمليات واقعية قبل اعتماده، وتحقق من قدرته على التعامل مع الفواتير القياسية والمبسطة والإشعارات والمرتجعات وXML وQR وإدارة الأجهزة.

ثم احجز استشارتك لمراجعة جاهزية منشأتك واختيار الحل الذي يتناسب مع نشاطها ومرحلة تطبيق الفوترة الإلكترونية عليها.

ابدأ في إدارة أعمالك بمرونة كاملة

جرب أعمال رقمية مجاناً. ابدأ في إصدار فواتيرك الإلكترونية المتوافقة مع زاتكا خلال دقائق.

ابدأ نسخة تجريبية تحدث مع المبيعات

تجربة مجانية بدون بطاقة ائتمان

دعم فني 24 ساعة

متوافق مع زاتكا