يتساءل أصحاب المنشآت عن طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية، وقد يظن البعض أن الأمر يتطلب تقديم طلب منفصل للحصول عليها، إلا أن تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية يرتبط بالمرحلة التي تقع فيها المنشأة.

في المرحلة الأولى – الإصدار والحفظ، تلتزم المنشأة بإصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا باستخدام نظام فوترة متوافق. أما المنشآت التي تم إشعارها بالانتقال إلى المرحلة الثانية – الربط والتكامل، فيلزمها ربط نظام الفوترة بمنصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، إلى جانب تهيئة وحدات أو أجهزة إصدار الفواتير المستخدمة لديها.

وإذا كنت تتعرف على الفوترة الإلكترونية من البداية، يمكنك الاطلاع أولًا على دليل الفاتورة الإلكترونية في السعودية للتعرف على أنواع الفواتير والمتطلبات المرتبطة بكل مرحلة.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند يتم إنشاؤه وحفظه إلكترونيًا بصيغة منظمة باستخدام نظام إلكتروني، ويتضمن البيانات والعناصر المطلوبة للفواتير الضريبية.

ولا تُعد الفاتورة التي يتم تحريرها يدويًا أو صورة الفاتورة الورقية بعد مسحها ضوئيًا فاتورة إلكترونية بحسب تعريف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وتنقسم الفواتير الإلكترونية بصورة رئيسية إلى نوعين: الفاتورة الضريبية، والفاتورة الضريبية المبسطة.

وللاطلاع على الفروق بين النوعين والمتطلبات المحاسبية الخاصة بكل منهما، يمكنك مراجعة دليل الفاتورة الضريبية في السعودية.

هل تحتاج إلى التسجيل في الفاتورة الإلكترونية بشكل منفصل؟

لا توجد عملية موحدة تسمى «التسجيل في الفاتورة الإلكترونية» ويتم تطبيقها بالطريقة ذاتها على جميع المنشآت، إذ تختلف الإجراءات بحسب وضع المنشأة والمرحلة التي تخضع لها.

فإذا كانت المنشأة ضمن المرحلة الأولى، فيكفيها استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق لإصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا، مثل نظام نقاط البيع.

أما إذا وصل إلى المنشأة إشعار بموعد تطبيق المرحلة الثانية، فيجب عليها ربط حل الفوترة بمنصة «فاتورة» وتهيئة وحدات إصدار الفواتير المستخدمة. ويتم تطبيق المرحلة الثانية بصورة تدريجية، حيث توضح الهيئة أنها تُشعر المكلف المستهدف قبل موعد الربط بما لا يقل عن ستة أشهر.

ويمكنك التعرف على تفاصيل هذه المتطلبات من خلال دليل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية.

كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية خطوة بخطوة

إذا كانت منشأتك ضمن المنشآت المستهدفة بمرحلة الربط والتكامل، فإن الإجراء العملي يبدأ من تجهيز بيانات المنشأة وينتهي بتشغيل النظام واختباره.

1. تأكد من وضع المنشأة الضريبي

ابدأ بالتحقق من بيانات منشأتك المسجلة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتأكد من صحة بيانات التسجيل الضريبي وبيانات الحساب المستخدم للوصول إلى خدمات الهيئة.

ومن المهم أيضًا التأكد من وصول إشعار للمنشأة بشأن دخولها في إحدى مجموعات المرحلة الثانية، لأن عملية الربط والتكامل تُنفذ تدريجيًا ولا تطبق في موعد موحد على جميع المنشآت.

وإذا كنت تريد مراجعة وضع الضريبة قبل إعداد النظام، يمكنك الرجوع إلى دليل ضريبة القيمة المضافة في السعودية.

2. اختر نظام فوترة إلكتروني متوافق

ينبغي الاعتماد على حل إلكتروني يستطيع إنشاء الفواتير وفق الشكل والمتطلبات الفنية التي وضعتها الهيئة.

ولا يشترط أن يكون مزود النظام مدرجًا ضمن القائمة الاسترشادية لمقدمي الحلول؛ إذ توضح زاتكا أن للمكلف استخدام أي مزود خدمة، بشرط أن يكون النظام المستخدم فعليًا مستوفيًا لمتطلبات الفوترة الإلكترونية. كما أن القائمة المنشورة لمقدمي الحلول ذات طبيعة استرشادية.

ويمكنك الاطلاع على حل نظام نقاط البيع الذي يجمع بين وظائف المبيعات وإدارة الفواتير والمخزون والحسابات.

3. اضبط بيانات المنشأة داخل النظام

قبل البدء في إصدار الفواتير، احرص على إدخال المعلومات الأساسية بشكل دقيق، ومن أبرزها:

• اسم المنشأة.
• الرقم الضريبي.
• معلومات الفرع.
• العنوان.
• بيانات المنتجات أو الخدمات.
• نسب ضريبة القيمة المضافة.
• بيانات العملاء.
• ترقيم الفواتير وتسلسلها.
• إعدادات الفواتير والإشعارات.

وقد تتسبب البيانات غير الدقيقة داخل النظام في ظهور أخطاء ضمن الفواتير التي يتم إرسالها أو الإبلاغ عنها.

وللتعرف على أبرز البيانات التي ينبغي أن تتضمنها الفاتورة، يمكنك الرجوع إلى دليل الفاتورة الضريبية.

4. الدخول إلى منصة فاتورة

عند بدء إجراءات الربط، يمكن للمكلف الوصول إلى منصة فاتورة باستخدام بيانات حسابه لدى الهيئة. ووفق دليل منصة فاتورة، يتم الدخول بواسطة الرقم المميز أو البريد الإلكتروني المسجل لدى زاتكا، إلى جانب كلمة المرور.

وبعد تسجيل الدخول، تظهر الأدوات المخصصة لإعداد حلول وأجهزة إصدار الفواتير وإدارة وحدات الإصدار التي تم ربطها سابقًا.

5. اختر «تهيئة وحدة/جهاز حل جديد»

بعد الوصول إلى منصة فاتورة، اختر Onboard New Solution Unit/Device للبدء في إعداد وحدة إصدار الفواتير الإلكترونية التي تستخدمها المنشأة.

وقد تمثل الوحدة نظامًا أو جهازًا مخصصًا لإصدار الفواتير بحسب البنية التقنية المعتمدة داخل المنشأة، ولذلك من الضروري حصر وحدات الإصدار والفروع وأجهزة نقاط البيع قبل الشروع في الربط.

6. توليد رمز OTP

يحدد المكلف عدد رموز التحقق OTP المطلوبة بناءً على عدد وحدات إصدار الفواتير التي يرغب في تهيئتها، كما تتيح المنصة إنشاء رموز لعدة وحدات ضمن الإجراء نفسه.

ويظل رمز OTP صالحًا لمدة ساعة واحدة فقط بدءًا من لحظة إنشائه، لذلك ينبغي إدخاله في نظام الفوترة أو وحدة الإصدار خلال فترة الصلاحية المحددة.

7. أدخل OTP في نظام الفوترة

إن إنشاء الرمز من خلال منصة فاتورة لا يعني اكتمال التهيئة، بل يجب إدخال OTP في وحدة إصدار الفواتير أو اتباع الإجراء الذي يتيحه مزود النظام لإتمام إعداد الوحدة.

وهنا يأتي دور مزود البرنامج أو الفريق التقني في المنشأة؛ إذ تشير الهيئة إلى أن تنفيذ جزء كبير من المتطلبات الفنية يتم عادة عن طريق مزودي الأنظمة الإلكترونية أو الفرق التقنية الداخلية.

وفي حال استخدام النظام، يفضل تنفيذ إجراءات الربط بالتعاون مع فريق النظام، مع التأكد من اختبار الفواتير والمرتجعات والبيانات قبل الانتقال إلى التشغيل الفعلي.

للتعرف على الحل: نظام الحسابات ونقاط البيع والفوترة.

8. اختبر الفواتير قبل التشغيل الكامل

بعد الانتهاء من تهيئة النظام، نفذ اختبارات على دورة العمل الفعلية، ولا تكتفِ بالتأكد من نجاح تسجيل الجهاز فقط.

اختبر:

• الفاتورة الضريبية.
• الفاتورة الضريبية المبسطة.
• QR Code.
• الإشعار الدائن.
• الإشعار المدين.
• عمليات المرتجعات.
• احتساب الضريبة.
• بيانات العملاء.
• تنسيق البيانات المطلوبة.
• حالات قبول المستندات أو رفضها.

كما تعرض منصة فاتورة إحصاءات للمستندات التي تم إرسالها، وتوضح ما تم قبوله، وما تم قبوله مع وجود تحذيرات، وما تم رفضه، وهو ما يساعد على اكتشاف أخطاء التكامل ومتابعتها.

ما الفرق بين التسجيل في المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟

المرحلة	المطلوب الأساسي
المرحلة الأولى	إصدار الفواتير إلكترونيًا وحفظها باستخدام نظام متوافق
المرحلة الثانية	ربط نظام الفوترة بمنصة فاتورة، وتهيئة وحدات الإصدار، وإصدار الفواتير وفق الصيغة المحددة

انطلقت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، في حين بدأت المرحلة الثانية بشكل تدريجي في 1 يناير 2023، وما زالت تطبق على مجموعات يتم إشعارها من قبل الهيئة.

ولمزيد من التفاصيل حول متطلبات الربط، يمكنك الرجوع إلى دليل الربط والتكامل مع منصة فاتورة.

أخطاء يجب تجنبها عند التسجيل والربط

هناك مجموعة من الأخطاء التي قد تؤدي إلى مشكلات خلال عملية التهيئة والربط، ومن أبرزها:

• تأجيل الاستعداد إلى قرب موعد الربط.
• الاعتماد على برنامج لا يستطيع تلبية المتطلبات الفنية.
• تسجيل بيانات ضريبية غير دقيقة.
• إنشاء OTP ثم عدم استخدامه خلال فترة صلاحيته.
• إغفال بعض أجهزة أو وحدات إصدار الفواتير.
• عدم تجربة المرتجعات والإشعارات.
• الاعتقاد بأن امتلاك ملف PDF وحده يعني أن الفاتورة إلكترونية ومتوافقة.
• إهمال متابعة الفواتير المرفوضة أو التنبيهات والتحذيرات.

والأهم من ذلك هو تجربة دورة البيع الفعلية داخل المنشأة، بدءًا من إنشاء الفاتورة ووصولًا إلى معرفة حالتها داخل النظام.

ويمكنك كذلك الاطلاع على دليل اختيار برنامج محاسبة متوافق مع الفاتورة الإلكترونية قبل اتخاذ قرار استبدال النظام المستخدم حاليًا.

الأسئلة الشائعة عن كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية

كيف أسجل في الفاتورة الإلكترونية؟

إذا كانت منشأتك ضمن مرحلة الإصدار والحفظ، فاستخدم نظام فوترة إلكترونيًا متوافقًا. أما إذا صدر إشعار للمنشأة بشأن المرحلة الثانية، فيلزم الدخول إلى منصة فاتورة وتهيئة وحدات إصدار الفواتير وربط النظام المستخدم بالمنصة.

كيف أدخل إلى منصة فاتورة؟

يمكن الوصول إلى منصة فاتورة عبر بيانات المكلف المسجلة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومنها الرقم المميز أو البريد الإلكتروني المسجل وكلمة المرور.

ما هو رمز OTP في منصة فاتورة؟

OTP هو رمز يتم إنشاؤه عند إعداد وحدة إصدار جديدة، ثم يستخدم داخل وحدة أو نظام إصدار الفواتير لإكمال التهيئة. ووفق دليل الهيئة، تستمر صلاحيته لمدة ساعة واحدة.

هل تحتاج كل أجهزة الكاشير إلى تهيئة؟

خلال المرحلة الثانية، يجب تهيئة وحدات إصدار الفواتير الإلكترونية التي تدخل ضمن الحل المستخدم، كما تتيح منصة فاتورة إنشاء رموز OTP لوحدة واحدة أو عدة وحدات. لذلك ينبغي حصر أجهزة ووحدات الإصدار المستخدمة فعليًا بالتنسيق مع مزود النظام قبل تنفيذ الربط.

هل يجب اختيار برنامج موجود في قائمة مزودي زاتكا؟

لا يلزم أن يكون مزود الخدمة مدرجًا في القائمة الاسترشادية؛ فالمعيار الأساسي الذي تحدده الهيئة هو أن يكون النظام المستخدم من قبل المكلف ملتزمًا بمتطلبات الفوترة الإلكترونية.

هل ملف PDF يعتبر فاتورة إلكترونية؟

وجود ملف PDF بحد ذاته لا يعني تحقق متطلبات الفاتورة الإلكترونية؛ إذ يجب إصدار الفاتورة وحفظها إلكترونيًا بصيغة منظمة من خلال نظام إلكتروني، ولا تعتبر الفاتورة اليدوية أو النسخة الممسوحة ضوئيًا فاتورة إلكترونية.

الخلاصة

إن تحديد كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية يبدأ من معرفة المرحلة التي تنطبق على منشأتك. ففي المرحلة الأولى يكون التركيز على إصدار الفواتير وحفظها عبر نظام إلكتروني متوافق، بينما تستلزم المرحلة الثانية ربط حل الفوترة بمنصة فاتورة، وتهيئة وحدات الإصدار، واختبار إرسال الفواتير ومعالجتها.

وإذا كانت منشأتك تقترب من موعد الربط، فمن الأفضل البدء بمراجعة بياناتها الضريبية، وحصر الفروع وأجهزة الإصدار، واختيار نظام متوافق، ثم تنفيذ التهيئة والاختبارات قبل حلول موعد الإلزام.

توفر حلول نظام الحسابات ونقاط البيع لإدارة الحسابات والمبيعات والفواتير والمخزون ضمن منظومة مترابطة، مع وظائف تدعم متطلبات الفوترة الإلكترونية.

ويمكنك التسجيل والحصول على الفترة التجريبية أو حجز استشارتك لتقييم نظام الفوترة الحالي وتجربة دورة إصدار الفاتورة والمرتجع والربط قبل بدء التشغيل الفعلي.