لا يقتصر الاستعداد للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية على تغيير تصميم الفاتورة أو إضافة رمز QR حديث؛ إذ يتعين على المنشأة ربط أنظمة إصدار الفواتير بمنصة «فاتورة»، وضبط وحدات الإصدار، وإنشاء المستندات بالصيغة الإلكترونية المعتمدة، ومراقبة نتائج القبول والتحذير والرفض.

وتصبح عملية التطبيق أكثر تعقيدًا لدى المنشآت التي لديها فروع متعددة أو عدد من أجهزة الكاشير أو قنوات للبيع عبر الإنترنت، لأن الالتزام لا يقتصر على برنامج الحسابات الرئيسي، وإنما يشمل كل وحدة تقوم بإصدار فاتورة أو إشعار إلكتروني.

يستعرض هذا الدليل مفهوم الفوترة الإلكترونية، والفروق بين مرحلة الإصدار والحفظ ومرحلة الربط والتكامل، إلى جانب صيغ XML وPDF/A-3، وأبرز متطلبات الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية، وطريقة الاعتماد والإبلاغ، والعقوبات الممكنة. كما يبين دور النظام المحاسبي DigitalPro في ربط الفوترة بالمبيعات والمخزون والحسابات والتقارير داخل المنشأة.

ماهي الفاتورة الالكترونية

الفاتورة الإلكترونية هي مستند فاتورة يتم إنشاؤه وحفظه إلكترونيًا بصيغة منظمة عبر حل تقني، ويشتمل على عناصر الفاتورة الضريبية المطلوبة. لذلك لا تعتبر الفاتورة المكتوبة يدويًا، أو الورقة التي جرى تصويرها، أو المستند الذي تم إنشاؤه باستخدام Word أو Excel ثم حفظه بصيغة PDF، فاتورة إلكترونية مستوفية لمفهوم المنظومة.

تشمل الفوترة الإلكترونية:

• فواتير المبيعات.
• الفواتير الضريبية القياسية.
• الفواتير الضريبية المبسطة.
• الإشعارات الدائنة.
• الإشعارات المدينة.
• البيانات الضريبية والفنية المرتبطة بكل مستند.
• حفظ المستندات وسجل العمليات.
• مشاركة الفواتير مع العميل والهيئة وفق المرحلة المطبقة.

تنقل منظومة «فاتورة» إصدار الفواتير من مجرد مستند منفصل إلى بيانات منظمة يمكن للأنظمة معالجتها وفحصها وتبادلها إلكترونيًا بين البائع والمشتري وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ووفق ما توضحه الهيئة، تمر المنظومة رسميًا بمرحلتين هما مرحلة الإصدار والحفظ، ثم مرحلة الربط والتكامل.

ولا يكفي أن تتضمن الفاتورة اسم المنشأة ورقمها الضريبي، وإنما ينبغي أن يتم إصدارها من نظام يطبق قواعد الترقيم والتاريخ والضريبة والإجماليات وحفظ السجلات، مع منع الوظائف التي قد تتيح حذف الفواتير أو تغيير تسلسلها بصورة غير نظامية.

اكتشف: ماهي الفاتورة الالكترونية

اهمية الفاتورة الالكترونية

تنبع أهمية الفاتورة الإلكترونية من قدرتها على توثيق المبيعات والضرائب بصورة منظمة، ورفع جودة البيانات، والحد من الاعتماد على الأوراق والإدخال اليدوي المتكرر.

وتساعد الفوترة الإلكترونية المنشآت في:

• توثيق عمليات البيع.
• احتساب ضريبة القيمة المضافة.
• تنظيم حسابات العملاء.
• ربط الفاتورة بحركة المخزون.
• تسجيل المقبوضات ووسائل الدفع.
• إدارة المرتجعات والتعديلات.
• تيسير إعداد التقارير الضريبية.
• الاحتفاظ بسجل للعمليات.
• متابعة الفواتير بين الفروع.
• خفض أخطاء نقل البيانات.
• رفع كفاءة المراجعة.
• رصد العمليات غير الطبيعية.
• تعزيز مستوى الالتزام والشفافية.

فعندما يتم إصدار الفاتورة من خلال نظام محاسبي متكامل، يمكن في الوقت نفسه تسجيل المبيعات وضريبة المخرجات وحساب العميل ووسيلة السداد وحركة المخزون. أما إذا استُخدم برنامج منفصل لطباعة الفواتير، فقد يحتاج المحاسب إلى إعادة تسجيل العملية، وهو ما يزيد احتمال وجود اختلاف بين بيانات المبيعات والحسابات.

كما تسهم الفوترة الإلكترونية في حماية المستهلك؛ إذ يحصل العميل على مستند واضح يمكن التحقق من بياناته، وتتمكن المنشأة بصورة أفضل من متابعة المرتجعات والمبالغ المسددة والحقوق المرتبطة بالمعاملة.

مراحل الفاتورة الالكترونية

يمر تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية بمرحلتين رسميتين، تبدأان بمرحلة الإصدار والحفظ ثم تنتقلان إلى مرحلة الربط والتكامل.

عنصر المقارنة	المرحلة الأولى	المرحلة الثانية
المسمى	الإصدار والحفظ	الربط والتكامل
بداية التطبيق	4 ديسمبر 2021	بدأت تدريجيًا في 1 يناير 2023
الربط مع منصة فاتورة	غير مطلوب	مطلوب للمنشآت المستهدفة
صيغة الفاتورة	لا توجد صيغة تقنية موحدة محددة	XML أو PDF/A-3 متضمنًا XML
الحقول الفنية الإضافية	محدودة	UUID وختم التشفير وعناصر فنية أخرى
مشاركة الفاتورة مع الهيئة	غير مطلوبة مباشرة	اعتماد أو إبلاغ حسب النوع
التطبيق	على جميع الخاضعين للنطاق	على مجموعات تُشعرها الهيئة
أجهزة الإصدار	حل فوترة إلكتروني	تهيئة وربط جميع وحدات الإصدار

طُبقت المرحلة الأولى من الفاتورة الإلكترونية بصورة عامة على المكلفين المشمولين باللائحة، بينما تُنفذ المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية تدريجيًا على مجموعات تحددها الهيئة، وتتلقى كل منشأة مستهدفة إشعارًا قبل موعد الربط بما لا يقل عن ستة أشهر.

ويظل الالتزام بمتطلبات المرحلة الأولى واجبًا على المنشأة حتى قبل انتقالها إلى مرحلة الربط؛ فعدم استلام إشعار المرحلة الثانية لا يمنحها إمكانية الرجوع إلى الفواتير اليدوية أو إنشاء الفواتير باستخدام برامج تحرير النصوص.

صيغ الفاتورة الالكترونية (XML و PDF/A-3)

يتم إصدار فواتير المرحلة الثانية بصيغة XML أو باستخدام PDF/A-3 الذي يحتوي بداخله على ملف XML، في حين تُرسل الفاتورة الضريبية القياسية إلى منصة فاتورة بصيغة XML من أجل اعتمادها.

صيغة XML

XML عبارة عن صيغة بيانات منظمة تستطيع الأنظمة قراءتها ومعالجتها آليًا. وتضم حقول الفاتورة التجارية والضريبية والفنية ضمن هيكل محدد، ولا تستهدف في الأساس أن تكون قابلة للقراءة المباشرة من العميل بصورتها الخام.

تُستخدم XML في:

• إرسال بيانات الفاتورة إلى المنصة.
• فحص الحقول والقواعد.
• تنفيذ الاعتماد أو الإبلاغ.
• تبادل البيانات بين الأنظمة.
• حفظ البيانات المنظمة لأغراض المراجعة.

صيغة PDF/A-3

PDF/A-3 صيغة مخصصة للأرشفة طويلة الأجل، وتسمح بإدراج ملف XML داخل النسخة التي يمكن قراءتها. وبهذا يحصل العميل على مستند واضح للقراءة مع الاحتفاظ بالبيانات المنظمة ضمن الملف نفسه.

ولا يكفي إنشاء ملف PDF عادي؛ فقد يعرض PDF التقليدي البيانات بصريًا دون أن يتضمن بالضرورة ملف XML المنظم.

وتوضح إرشادات زاتكا أن فواتير مرحلة الربط والتكامل يجب إصدارها بصيغة XML أو PDF/A-3 يتضمن XML، كما تُقدم الفواتير القياسية إلى منصة فاتورة بصيغة XML لاعتمادها.

المرحلة الاولى من الفاتورة الالكترونية

تمثل مرحلة الإصدار والحفظ المرحلة التي ألزمت المكلفين بإصدار الفواتير والإشعارات إلكترونيًا والاحتفاظ بها من خلال حل تقني متوافق.

ومن أبرز متطلباتها:

• إيقاف إصدار الفواتير المكتوبة يدويًا.
• عدم الاعتماد على Word أو Excel كحل للفوترة.
• إنشاء الفواتير بواسطة نظام إلكتروني.
• إدراج عناصر الفاتورة المطلوبة.
• إضافة رمز QR في الحالات التي تستلزمه.
• استخدام رقم متسلسل للفواتير.
• حفظ الفواتير والإشعارات.
• منع حذف المستند بعد إصداره.
• استخدام إشعار دائن أو مدين عند إجراء التصحيح.
• حماية بيانات تسجيل الدخول.
• الاحتفاظ بسجل للعمليات.

لم تشترط المرحلة الأولى استخدام صيغة تقنية بعينها مثل XML أو PDF/A-3؛ إذ كان من الممكن إصدار الفاتورة بأي صيغة إلكترونية مناسبة، بشرط أن تكون منشأة من الأصل باستخدام الحل الإلكتروني وليست صورة ممسوحة ضوئيًا لفاتورة ورقية.

المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية

تضيف مرحلة الربط والتكامل، إلى جانب متطلبات الإصدار والحفظ، ضرورة توصيل النظام بمنصة فاتورة والالتزام بمواصفات فنية وأمنية إضافية.

وتتضمن:

• ربط حل الفوترة بمنصة فاتورة.
• ضبط كل وحدة إصدار.
• إنشاء XML وفق المواصفات المحددة.
• توليد معرف UUID.
• تطبيق عداد وتسلسل للفواتير.
• استخدام دالة تشفير الفاتورة السابقة.
• تطبيق ختم التشفير عند الحاجة.
• إضافة QR Code المطور.
• اعتماد الفاتورة الضريبية القياسية.
• الإبلاغ عن الفاتورة المبسطة.
• متابعة نتائج المنصة.
• التعامل مع الأخطاء والتحذيرات.
• مشاركة النسخة المطلوبة مع العميل.
• حفظ الفاتورة واستجابة المنصة.

يتم الربط مع هيئة الزكاة والدخل في المرحلة الثانية بشكل تدريجي، وليس في موعد موحد لجميع المنشآت. ولهذا يعد الإشعار الرسمي الذي تتلقاه المنشأة المرجع الأساسي لتحديد تاريخ إلزامها.

ما هي المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية؟

المرحلة الثانية هي مرحلة تقنية وتشغيلية يتم خلالها ربط أنظمة إصدار الفواتير في المنشأة بمنصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

وتهدف هذه المرحلة إلى تمكين المنصة من:

• استقبال الفواتير والإشعارات.
• فحص الحقول الأساسية.
• التحقق من بنية XML.
• تطبيق قواعد الامتثال.
• اعتماد الفواتير القياسية.
• استقبال الفواتير المبسطة التي تم الإبلاغ عنها.
• إرجاع حالات القبول والتحذير والرفض.
• دعم سلامة التسلسل والبيانات.

ولا يقصد بالربط رفع ملف يدويًا في نهاية الشهر، وإنما يتطلب الأمر تكاملًا بين برنامج الفوترة والمنصة عبر واجهات برمجية، بحيث يتم انتقال المستندات بحسب نوعها وآلية معالجتها.

تنفذ المرحلة الثانية على موجات، وتقوم الهيئة بإخطار المكلفين المستهدفين قبل تاريخ الربط المحدد بستة أشهر على الأقل. ولا يوجد تاريخ نهائي موحد ينطبق على جميع المنشآت؛ إذ يعتمد الموعد الصحيح على التاريخ الوارد في إشعار المنشأة أو الإعلان الرسمي الخاص بالمجموعة التابعة لها.

متطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية

تجمع متطلبات المرحلة الثانية بين الجوانب التجارية والضريبية والتقنية والأمنية. ومن المهم اختبار هذه المتطلبات في بيئة العمل الحقيقية، وليس الاكتفاء بالقول إن البرنامج «يدعم زاتكا».

ومن أبرز المتطلبات:

حل تقني متوافق

يجب أن يكون الحل قادرًا على إصدار الفواتير والإشعارات بصيغة منظمة، مع منع التعديل والحذف وإعادة ضبط التسلسل والوظائف المحظورة.

اتصال بمنصة فاتورة

ينبغي للنظام أن يتمكن من الاتصال بالمنصة وإرسال المستندات إليه واستقبال نتائج معالجة تلك المستندات.

تهيئة وحدات الإصدار

قد تكون وحدة الإصدار جهاز كاشير أو خادمًا أو نظامًا يقوم بإصدار الفواتير. ويجب حصر جميع الوحدات الموجودة وتهيئتها بما يتناسب مع بنية المنشأة.

رقم تعريف موحد UUID

يحصل كل مستند على معرف فريد يتيح تمييزه على المستوى التقني.

عداد الفاتورة

يعتمد النظام على عداد وتسلسل يساعدان في الحفاظ على انتظام المستندات واكتشاف أي انقطاعات.

دالة تشفير الفاتورة السابقة

تعمل على ربط الفاتورة بالفاتورة السابقة لها، بما يدعم سلامة السلسلة ويحد من احتمالات التلاعب.

ختم التشفير

يستخدم لإثبات مصدر المستند وسلامته بحسب نوع الفاتورة ومتطلبات الحل المستخدم.

رمز QR Code

يجب أن يشتمل على البيانات المحددة للمرحلة الثانية، وليس مجرد رابط للموقع أو نص عام.

صيغة XML

ينبغي أن تتوافق الحقول الموجودة في XML مع القاموس والمواصفات والقواعد التي أعلنتها الهيئة.

إدارة الفواتير والإشعارات

يجب أن يدعم النظام:

• الفاتورة الضريبية.
• الفاتورة الضريبية المبسطة.
• الإشعار الدائن.
• الإشعار المدين.
• الإشارة إلى المستند الأصلي.

سجل المراجعة

يجب حفظ بيانات المستخدم والوقت وحالة المستند والاستجابة الواردة من المنصة.

حماية البيانات

يشمل ذلك إدارة الصلاحيات وكلمات المرور والنسخ الاحتياطي وحماية مفاتيح التشفير ومنع الوصول غير المصرح به.

وتقدم الهيئة دليلًا تقنيًا محدثًا لمطوري الأنظمة ومقدمي حلول الفوترة، ويشمل مواصفات الفاتورة وقاموس البيانات والمتطلبات الأمنية الضرورية للتطبيق.

آلية عمل الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية

تختلف طريقة المعالجة بحسب ما إذا كانت الفاتورة ضريبية قياسية أو فاتورة ضريبية مبسطة.

معالجة الفاتورة الضريبية القياسية

تستخدم هذه الفاتورة غالبًا في التعاملات بين المنشآت، وتتم العملية على النحو التالي:

يدخل المستخدم بيانات العميل والتوريد.
ينشئ البرنامج الفاتورة وملف XML.
تُرسل الفاتورة إلى منصة فاتورة.
تفحص المنصة البيانات والقواعد.
يتم اعتماد الفاتورة عند اجتياز عملية التحقق.
تعيد المنصة ملف XML المعتمد.
يشارك المورد الفاتورة المعتمدة مع المشتري.
تُحفظ الفاتورة والاستجابة داخل النظام.

يجب إتمام الاعتماد قبل مشاركة النسخة النهائية من الفاتورة القياسية مع العميل.

معالجة الفاتورة الضريبية المبسطة

تستخدم هذه الفاتورة غالبًا عند البيع المباشر للمستهلك، وتتم العملية كما يلي:

ينشئ نظام نقاط البيع الفاتورة.
يطبق الحل ختم التشفير وQR المطلوب.
تُسلّم الفاتورة إلى العميل.
تُرسل الفاتورة إلى منصة فاتورة وفق آلية الإبلاغ.
يجب إتمام الإبلاغ خلال الفترة المحددة.
تُحفظ نتيجة الاستجابة.
تتم معالجة الأخطاء أو الفواتير المرفوضة.

وتوضح إرشادات الهيئة أن الفاتورة القياسية تخضع للاعتماد، بينما تصدر الفاتورة المبسطة من الحل المرتبط ثم يتم الإبلاغ عنها. كما تصدر الصيغتان بصيغة XML أو PDF/A-3 متضمنة XML وفق متطلبات المرحلة الثانية.

مراحل الربط الفنية داخل المنشأة

يمكن تنظيم خطوات ربط الفاتورة الإلكترونية عمليًا على النحو التالي:

استلام إشعار الهيئة.
تحديد تاريخ الالتزام.
حصر الفروع وأجهزة الإصدار.
مراجعة إصدار البرنامج.
تنظيف بيانات المنشأة والعملاء.
مراجعة الضرائب والأصناف.
ضبط وحدات الإصدار.
تنفيذ اختبارات الامتثال.
تجربة الفواتير والإشعارات.
الانتقال إلى بيئة التشغيل.
مراقبة نتائج الإرسال.
معالجة التحذيرات والأخطاء.
تدريب المستخدمين.
مراجعة التقارير بشكل دوري.

ولا ينبغي أن تقتصر الاختبارات على فاتورة ناجحة واحدة؛ بل يجب تجربة فاتورة قياسية ومبسطة ومرتجع وإشعار دائن وخصم ودفع جزئي وحالة انقطاع الاتصال.

أهمية نظام الفوترة الإلكترونية في السعودية

يسهم نظام الفوترة الإلكترونية في دمج الالتزام الضريبي مع العمليات اليومية للمنشأة، بدلًا من الانتظار إلى نهاية فترة المبيعات لإعداد بيانات الفواتير.

وتتضح أهميته في:

• تنظيم المبيعات والفواتير.
• رفع جودة البيانات الضريبية.
• الحد من التلاعب بالمستندات.
• تحسين متابعة المرتجعات.
• توحيد بيانات الفروع.
• دعم حماية المستهلك.
• تسهيل أعمال المراجعة.
• تقليل الإدخال اليدوي.
• رفع دقة التقارير.
• ربط الفاتورة بالمخزون.
• معرفة حالات القبول والرفض.
• رفع كفاءة إجراءات الامتثال.

وتحتاج المتاجر والمطاعم بشكل خاص إلى ربط نقاط البيع بالفوترة؛ لأن العدد الكبير من الفواتير اليومية وأجهزة الكاشير يجعل الاعتماد على المعالجة اليدوية أمرًا غير عملي.

ويمكن للمطاعم الاعتماد على نظام إدارة المطاعم والكافيهات لربط طلبات الصالة والسفرة والتوصيل بالمخزون والحسابات والفاتورة الإلكترونية، بالإضافة إلى توضيح دعمه للقيود المحاسبية وضريبة القيمة المضافة ومتطلبات منصة فاتورة، إلى جانب إدارة الطلبات والمخزون والتقارير.

أما المنشآت التي تحتاج إلى إدارة فروعها ومتابعة حساباتها عن بُعد، فيمكنها مراجعة نظام محاسبي سحابي، مع اختبار سرعة الاتصال والنسخ الاحتياطي والصلاحيات وإمكانية العمل في حالات الطوارئ.

عقوبات الشركات التي لا تلتزم بنظام الفاتورة الالكترونية

تختلف العقوبة باختلاف نوع المخالفة وعدد مرات تكرارها والفترة الفاصلة بين حالات وقوعها. وقد تبدأ بعض مخالفات الفوترة الإلكترونية بالتنبيه، ثم تنتقل الغرامات إلى مستويات أعلى عند تكرار المخالفة.

ومن المخالفات المرتبطة بالمرحلة الثانية:

المخالفة	التدرج العام
عدم ربط جميع أنظمة ووحدات الفوترة	تنبيه ثم غرامات تبدأ من 10,000 ريال وتتدرج
عدم مشاركة الفواتير مع الهيئة	تنبيه ثم غرامات تبدأ من 5,000 ريال
عدم تضمين الحقول المطلوبة	تنبيه ثم غرامات متدرجة
عدم مشاركة الفاتورة مع العميل بالصيغة المطلوبة	تنبيه ثم غرامات متدرجة
حذف الفاتورة أو تعديلها بعد الإصدار	تنبيه ثم غرامات متدرجة
عدم حفظ الفواتير	تنبيه ثم غرامات متدرجة
عدم الإبلاغ عن الأعطال	تنبيه ثم غرامات متدرجة
تضمين وظائف محظورة في الحل	تنبيه ثم غرامات متدرجة

جاهز لتجربة النظام؟

ابدأ نسختك التجريبية المجانية أو تحدث مع فريق المبيعات لمساعدتك في اختيار الحل المناسب.

ابدأ نسخة تجريبية تحدث مع المبيعات

في حالة مخالفة عدم ربط جميع أنظمة الفوترة، يكون الجزاء في المرة الأولى تنبيهًا، ثم تبدأ الغرامة عند تكرار المخالفة من 10,000 ريال، وتتدرج إلى 15,000 و20,000 و30,000 و40,000 ريال، وقد تصل إلى 50,000 ريال بعد المرة السادسة. ويُعتبر ربط جهازين فقط من أصل ثلاثة أجهزة كاشير عدم التزام بربط جميع الأنظمة.

أما عدم مشاركة الفواتير أو الإشعارات مع الهيئة وفق الصيغة والمدة المحددتين، فتبدأ المعالجة بالتنبيه، ثم تتدرج الغرامات من 5,000 ريال وفق تصنيف المخالفة وعدد مرات تكرارها.

ولا ينبغي النظر إلى الغرامة باعتبارها الخطر الوحيد؛ إذ يمكن أن يؤدي عدم جاهزية النظام إلى:

• توقف إصدار الفواتير.
• تراكم المستندات المرفوضة.
• وجود اختلاف بين المبيعات والتقارير.
• عدم تجهيز بعض الفروع.
• صعوبة التعامل مع المرتجعات.
• فقدان بيانات الاستجابة.
• تعطيل أعمال الكاشير.

ولهذا فإن البدء بالاستعداد في وقت مبكر يكون أقل تكلفة من معالجة المشكلات بعد حلول موعد الربط.

دور شركة اعمال رقمية في تحقيق الأمتثال

تساعد أعمال رقمية المنشآت في تحقيق الامتثال من خلال توفير أنظمة محاسبية ونقاط بيع وحلول سحابية تدعم الفوترة الإلكترونية والمرحلة الثانية، وفق الخصائص المعروضة في موقع الشركة.

ويمكن أن يتضمن دور مقدم الحل:

• مراجعة طبيعة النشاط.
• تحديد أنواع الفواتير.
• حصر الفروع ونقاط البيع.
• تهيئة بيانات المنشأة.
• إعداد ضريبة القيمة المضافة.
• ضبط المستخدمين والصلاحيات.
• تجهيز النظام للربط.
• اختبار الفواتير والإشعارات.
• تدريب الموظفين.
• متابعة المشكلات الفنية.
• تحديث النظام عند الحاجة.
• توفير التقارير المرتبطة بالفوترة.

ويعرض موقع أعمال رقمية أنظمته باعتبارها مهيأة للامتثال مع المرحلة الثانية، وتشمل المحاسبة ونقاط البيع والفوترة الإلكترونية.

لكن اختيار نظام من أحد مقدمي الحلول لا ينقل مسؤولية الامتثال بعيدًا عن المنشأة. إذ ينبغي على صاحب العمل والمحاسب التأكد من:

• صحة بيانات المنشأة.
• تهيئة جميع وحدات الإصدار.
• اختيار نوع الفاتورة المناسب.
• معالجة الفواتير المرفوضة.
• عدم مشاركة حسابات المستخدمين.
• الاحتفاظ بالمستندات.
• مراجعة التقارير الضريبية.
• الالتزام بتاريخ الإشعار.

ويمكنك استعراض حلول أعمال رقمية للبرمجيات للتعرف على أنظمة الحسابات ونقاط البيع والمطاعم والفنادق وإدارة العملاء والتقارير، ثم اختيار الحل الذي ينسجم مع دورة العمل داخل منشأتك.

مميزات نظام محاسبي digital pro في التكامل مع الفاتورة الالكترونية والأنظمة المختلفة

يساعد DigitalPro في ربط إصدار الفاتورة بالمبيعات والمخزون والمدفوعات والقيود والتقارير، بدل تشغيل برنامج فوترة مستقل عن النظام المحاسبي.

ومن الوظائف التي تدعم هذا التكامل:

• إصدار الفواتير من عمليات البيع.
• إدارة الفواتير الضريبية والمبسطة.
• احتساب ضريبة القيمة المضافة.
• تسجيل المرتجعات والتعديلات.
• تحديث المخزون.
• ربط الفاتورة بحساب العميل.
• تسجيل طرق الدفع.
• إدارة أجهزة نقاط البيع.
• تحديد صلاحيات المستخدمين.
• استخراج تقارير المبيعات.
• متابعة الأرباح والمخزون.
• إنشاء القيود المحاسبية.
• إدارة الفروع والمستودعات.
• توفير حلول سحابية.
• دعم الربط مع أنظمة متعددة.

ويساعد استخدام نظام محاسبي متكامل على تقليل الفروقات بين أرقام الكاشير والمخزون والحسابات، نتيجة انتقال البيانات ضمن دورة تشغيل مترابطة.

كما يمكن الاستفادة من برنامج التقارير الذكية لمتابعة المبيعات والفواتير والمرتجعات والمخزون والعملاء والموردين، بما يساعد الإدارة والمحاسب في مراجعة البيانات قبل إعداد الإقرار أو إغلاق الفترة.

وقبل الاعتماد النهائي، ينبغي اختبار النظام باستخدام سيناريوهات واقعية:

إصدار فاتورة مبسطة من الكاشير.
إصدار فاتورة ضريبية إلى شركة.
تنفيذ مرتجع جزئي.
إصدار إشعار دائن.
تطبيق خصم.
استخدام أكثر من وسيلة دفع.
إغلاق وردية الكاشير.
مراجعة ملف XML.
التحقق من QR Code.
متابعة حالة الفاتورة.
اختبار انقطاع الاتصال.
إضافة جهاز إصدار جديد.
استخراج تقرير ضريبة.
مطابقة المبيعات مع القيود.

يمكنك التسجيل والحصول على الفترة التجريبية أو حجز استشارتك لتحديد عدد الفروع ووحدات الإصدار ومتطلبات الربط الخاصة بنشاطك.

الاسئلة الشائعة

ما الفرق بين المرحلة الأولى والثانية من برنامج زاتكا؟

المرحلة الأولى هي مرحلة الإصدار والحفظ، وتلزم باستخدام نظام إلكتروني لإنشاء الفواتير والإشعارات والاحتفاظ بها. أما المرحلة الثانية فهي مرحلة الربط والتكامل، وتضيف توصيل النظام بمنصة فاتورة واستخدام XML وتطبيق عناصر فنية وأمنية، إلى جانب تنفيذ الاعتماد أو الإبلاغ.

ما هي المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في السعودية؟

هي المرحلة التي يتم فيها ربط أنظمة الفوترة التابعة للمنشأة بمنصة فاتورة الخاصة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وقد بدأ تطبيقها تدريجيًا في 1 يناير 2023، على مجموعات يتم إشعارها قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل.

ما هي المرحلة الثالثة من الفاتورة الإلكترونية؟

حتى تاريخ إعداد هذا الدليل، تعرض المصادر الرسمية للفوترة الإلكترونية مرحلتين فقط، وهما مرحلة الإصدار والحفظ ومرحلة الربط والتكامل. ولا توجد مرحلة رسمية معلنة تحت اسم «المرحلة الثالثة من الفاتورة الإلكترونية». وقد يحدث الخلط بين مجموعات المرحلة الثانية المتتابعة وبين وجود مرحلة ثالثة مستقلة.

متى الموعد النهائي للمرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية Zatca؟

لا يوجد موعد نهائي موحد يشمل جميع المنشآت. فالمرحلة الثانية تطبق تدريجيًا على مجموعات، ويحدد لكل مجموعة تاريخ للربط، مع إشعار المنشآت المستهدفة قبل الموعد بستة أشهر على الأقل. لذلك يجب الاعتماد على التاريخ الوارد في إشعار منشأتك أو الإعلان الرسمي لمجموعتها، وليس على تاريخ مجموعة أخرى.

ما هو شكل الفاتورة الضريبية ؟

تتضمن الفاتورة الضريبية بيانات المورد والمشتري، والرقم الضريبي، ورقم الفاتورة وتاريخ إصدارها، وتفاصيل السلع أو الخدمات، والكمية والسعر والخصم، ونسبة وقيمة الضريبة، والإجمالي.

وفي المرحلة الثانية تصدر بصيغة XML أو PDF/A-3 الذي يتضمن XML، وتشتمل على الحقول الفنية الإضافية. أما النسخة المخصصة لقراءة العميل فيمكن عرضها بصورة منظمة، بشرط أن تتطابق مع بيانات XML.

ما هو الحد الأقصى المسموح به للفواتير الإلكترونية؟

لا يوجد حد عام أقصى لقيمة الفاتورة الإلكترونية. ويمكن إصدار الفاتورة المبسطة للفرد بغض النظر عن قيمة التوريد.

أما إذا صدرت فاتورة مبسطة في معاملة بين منشأتين، فيمكن استخدامها وفق الحالة الموضحة في الإرشادات عندما تكون قيمة التوريد الخاضعة للضريبة أقل من 1,000 ريال. ولا يعني ذلك وجود سقف أعلى للفوترة الإلكترونية ذاتها، وإنما يرتبط باختيار نوع الفاتورة.

كيف أعرف أن الفاتورة الإلكترونية صحيحة؟

تأكد من:

• إصدارها من نظام إلكتروني.
• وجود بيانات المورد والرقم الضريبي.
• سلامة التاريخ والرقم التسلسلي.
• وضوح تفاصيل التوريد.
• صحة الضريبة والإجماليات.
• وجود QR Code عند انطباقه.
• تطابق النسخة المقروءة مع XML.
• عدم تعديل الفاتورة بعد إصدارها.
• نجاح عملية الاعتماد أو الإبلاغ.

كما توفر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك خدمة للتحقق من صحة الفاتورة من خلال مسح رمز QR.

كم غرامة عدم الربط مع هيئة الزكاة والدخل؟

تبدأ مخالفة عدم ربط جميع أنظمة الفوترة بالتنبيه في المرة الأولى. وعند تكرار المخالفة بعد المدة المحددة تبدأ الغرامة من 10,000 ريال، ثم تتدرج إلى 15,000 و20,000 و30,000 و40,000 ريال، وقد تصل إلى 50,000 ريال بعد المرة السادسة.

ما هي عقوبة التأخر في سداد ضريبة القيمة المضافة؟

ترتبط غرامة التأخر في السداد بالنص النظامي الساري وتاريخ نشوء الالتزام. وقد طرأت تحديثات على قواعد الغرامات، لذلك ينبغي مراجعة إشعار الهيئة وحساب المنشأة قبل تحديد النسبة النهائية.

وتشير أحدث تقارير الهيئة المتاحة إلى تحديثات شملت تخفيض غرامة التأخر في السداد من 5% إلى 2%، مع وجود أحكام وسقف محدد، في حين قد تخضع الالتزامات السابقة لقواعد مختلفة بحسب تاريخ نشوئها.

ما هي عقوبة عدم التسجيل في الفاتورة الإلكترونية؟

لا توجد عملية تسجيل مستقلة عامة تحت اسم «التسجيل في الفاتورة الإلكترونية». فعند تحقق الشروط تكون المنشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، ثم تلتزم بمتطلبات الفوترة الإلكترونية، وبعد استهدافها في المرحلة الثانية تعمل على تهيئة أنظمتها للربط.

وتبلغ غرامة عدم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة خلال المدة النظامية 10,000 ريال. أما مخالفات الفوترة الإلكترونية ذاتها فتخضع لتصنيف متدرج بحسب نوع المخالفة وعدد مرات تكرارها.

ما هي مرحلة الربط والتكامل في الفاتورة الإلكترونية؟

هي التسمية الرسمية للمرحلة الثانية. وخلالها يتم ربط وحدات إصدار الفواتير بمنصة فاتورة، وإصدار المستندات بصيغة منظمة، واعتماد الفواتير القياسية أو الإبلاغ عن الفواتير المبسطة، مع إضافة الحقول والعناصر الأمنية المطلوبة.

مواصفات الفواتير الإلكترونية (XML و PDF/A-3)

XML هي الصيغة المنظمة التي تحتوي على بيانات الفاتورة ويمكن للمنصة والأنظمة قراءتها ومعالجتها. أما PDF/A-3 فهي نسخة مخصصة للقراءة والحفظ طويل الأجل، ويمكن أن تحتوي بداخلها على ملف XML.

وفي المرحلة الثانية:

• تصدر الفاتورة بصيغة XML أو PDF/A-3 متضمنًا XML.
• تُقدم الفاتورة القياسية إلى المنصة بصيغة XML.
• يجب أن تتطابق النسخة المرئية مع البيانات المنظمة.
• يجب إدراج الحقول الضريبية والفنية المطلوبة.
• لا يعتبر ملف PDF العادي بديلًا عن XML.

ختاماً:

تمثل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية انتقالًا من الاكتفاء بإصدار الفواتير وحفظها إلى تحقيق التكامل المباشر مع منصة فاتورة. ويتطلب الامتثال وجود نظام تقني متوافق وبيانات سليمة وتهيئة جميع وحدات الإصدار، مع اختبار الفواتير والإشعارات ومراقبة حالات المنصة بصورة مستمرة.

لا تؤجل التجهيز إلى قرب موعد الربط؛ بل احصر الفروع وأجهزة الكاشير، وراجع أنواع الفواتير، واختبر XML وQR والمرتجعات وحالات انقطاع الاتصال.