لا يقتصر اختيار البرنامج المحاسبي في السعودية على تسجيل المصروفات والإيرادات وإعداد التقارير، بل تحتاج المنشآت إلى حل متكامل يربط المبيعات والمشتريات والضرائب والفواتير الإلكترونية، مع مراعاة المتطلبات التي تحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

وأمام هذه الاحتياجات، يطرح أصحاب الأعمال مجموعة من التساؤلات: هل يستطيع البرنامج إصدار الفواتير الإلكترونية وفق الاشتراطات المطلوبة؟ وهل يتعامل مع ضريبة القيمة المضافة والمرتجعات؟ وما الذي ينبغي الاستعداد له عند شمول المنشأة بالمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟ وهل تنتقل بيانات الفاتورة تلقائيًا إلى الحسابات والمخزون، أم تستلزم تسجيلها من جديد؟

في أعمال رقمية، ننظر إلى البرنامج المحاسبي باعتباره أداة لإدارة العمليات المترابطة، وليس مجرد وسيلة لإصدار الفواتير؛ إذ تبدأ دورة العمل بتسجيل العملية التجارية وتمتد إلى تحديث الأرصدة والحسابات والتقارير.

وتوفر أعمال رقمية برنامج DigitalPro للحسابات ونقاط البيع، الذي يربط الفوترة الإلكترونية بالمبيعات والمشتريات وإدارة المخزون والحسابات والتقارير في منظومة واحدة.

ما المقصود بالأنظمة المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل؟

تُعرف الجهة حاليًا باسم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وعند البحث عن الأنظمة المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل، فإن المقصود هو الحلول التي تتيح إدارة الحسابات وإصدار الفواتير الإلكترونية وفق المتطلبات المعمول بها، إلى جانب تنفيذ العمليات المحاسبية التي تحتاج إليها المنشأة.

ومن الضروري التمييز بين إدراج مزود خدمة ضمن القائمة الاسترشادية التي تنشرها الهيئة وبين اعتماد جميع الحلول التقنية التي يقدمها ذلك المزود. فالقائمة تضم مزودي حلول الفوترة الذين استوفوا شروط التأهيل، ولا يعني وجود اسم الشركة فيها اعتماد كل منتجاتها. كما يمكن للمكلف الاستعانة بمزود غير مدرج، بشرط أن يلتزم الحل المستخدم بمتطلبات الفوترة الإلكترونية.

اكتشف أيضًا: برنامج محاسبي لإدارة الحسابات ونقاط البيع.

ما الذي يجب أن يوفره النظام المحاسبي المتكامل؟

ينبغي أن يغطي البرنامج المحاسبي المتكامل احتياجات المنشأة التشغيلية اليومية، بدلًا من الاكتفاء بتوفير واجهة منفصلة لإصدار الفواتير.

ومن أبرز الوظائف التي ينبغي التحقق من توفرها:

• إنشاء الفواتير الإلكترونية وإصدارها.
• معالجة ضريبة القيمة المضافة.
• تنظيم عمليات البيع والشراء.
• إدارة بيانات العملاء والموردين.
• معالجة عمليات الإرجاع.
• إصدار الإشعارات الدائنة والمدينة.
• متابعة المخزون والمستودعات.
• تسجيل وسائل الدفع المختلفة.
• إدارة الحسابات العامة.
• تحديد صلاحيات المستخدمين.
• إعداد التقارير المالية والضريبية.
• توفير إمكانات الربط والتكامل عند انطباق متطلباتها.

وإذا كنت في مرحلة المفاضلة بين الحلول المتاحة، فمن المفيد مراجعة حلول المحاسبة ونقاط البيع، مع التركيز على مدى تغطيتها لاحتياجات منشأتك الفعلية.

كيف ينبغي أن تعمل الفاتورة داخل النظام المحاسبي؟

إصدار الفاتورة يمثل بداية دورة المعالجة، وليس الخطوة الأخيرة فيها.

فعند إتمام عملية البيع، يفترض أن تنعكس بياناتها على العناصر المرتبطة بها، وفق التسلسل التالي:

فاتورة البيع → العميل → الضريبة → المخزون → الإيرادات → وسيلة الدفع → التقارير

أما إذا احتاج المحاسب إلى إعادة تسجيل بيانات العملية بعد إصدار الفاتورة من برنامج آخر، فهذا يشير إلى أن دورة العمل لا تزال تفتقر إلى التكامل المطلوب.

لذلك تهتم أعمال رقمية بربط الفوترة بالحسابات والمخزون ونقاط البيع، بحيث تنتقل بيانات العملية الواحدة إلى الوحدات المرتبطة بها، ويقل تكرار إدخال المعلومات يدويًا.

ما متطلبات الفوترة الإلكترونية التي ينبغي التحقق منها؟

انطلق تطبيق المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية في السعودية بتاريخ 4 ديسمبر 2021، وتشمل متطلباتها إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا باستخدام حل يتوافق مع اشتراطات الهيئة.

وعند تقييم أي برنامج محاسبي، تحقق من قدرته على معالجة العناصر التالية:

• الفواتير الضريبية.
• الفواتير الضريبية المبسطة.
• بيانات المنشأة والعميل بحسب نوع الفاتورة.
• احتساب قيمة الضريبة.
• عمليات الإرجاع.
• الإشعارات الدائنة والمدينة.
• حفظ الفواتير وإمكانية استرجاعها.
• توفير الحقول المطلوبة لكل نوع من الفواتير.

تُستخدم الفاتورة الضريبية عادةً في المعاملات بين المنشآت، بينما تُستخدم الفاتورة الضريبية المبسطة غالبًا عند البيع للمستهلك النهائي. ويختلف محتوى كل نوع بحسب البيانات والمتطلبات الخاصة به.

وللتعرف بصورة أوضح على آلية إدارة الفواتير، يمكنك الاطلاع على حلول الفوترة الإلكترونية والحسابات.

ماذا عن المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟

تتعلق المرحلة الثانية بالربط والتكامل، وقد بدأ تطبيقها بصورة تدريجية اعتبارًا من 1 يناير 2023 على مجموعات من المكلفين.

في هذه المرحلة، يُربط نظام الفوترة الإلكترونية لدى المنشأة بمنصة فاتورة، مع الالتزام بصيغ الفواتير والمتطلبات الفنية المحددة. وتقوم الهيئة بإشعار المكلفين المشمولين بالمرحلة قبل موعد الربط بما لا يقل عن ستة أشهر.

وعندما تصبح منشأتك مشمولة بمتطلبات الربط والتكامل، فإن القدرة على طباعة الفاتورة وحدها لا تكفي؛ بل تحتاج إلى حل محاسبي متكامل لإدارة الحسابات والتقارير والفوترة، مثل الحلول التي تقدمها أعمال رقمية.

ومن الأسئلة الأساسية التي ينبغي طرحها:

هل يستطيع البرنامج المستخدم حاليًا الاتصال بمنصة فاتورة وتنفيذ المتطلبات الفنية المطلوبة لنشاط المنشأة؟

ويمكنك حجز استشارة لمناقشة احتياجات منشأتك والتعرف على الحل المناسب لإدارة الفوترة والعمليات المحاسبية.

كيف تتم إدارة ضريبة القيمة المضافة داخل النظام؟

من الأفضل ألا يعتمد احتساب الضريبة على إدخال البيانات يدويًا في كل فاتورة، بل ينبغي أن يتيح البرنامج إعداد المعالجة الضريبية المناسبة وتطبيقها على العمليات ذات الصلة.

كما يجب أن ترتبط نتائج هذه المعالجة بالسجلات والتقارير المحاسبية، بما يساعد على متابعة البيانات الضريبية بصورة منظمة.

وتشمل العمليات التي ينبغي أن يغطيها النظام:

• المبيعات.
• المشتريات.
• الخصومات.
• المرتجعات.
• الإشعارات.
• احتساب الضريبة.
• إظهار الإجمالي قبل الضريبة وبعد إضافتها.

وتزداد أهمية هذه الوظائف عندما تنفذ المنشأة مئات الفواتير أو آلافها خلال الشهر؛ إذ قد يؤدي تكرار خطأ بسيط في المعالجة إلى فروق ملحوظة عند إقفال الفترة المالية.

ويمكنك الاطلاع على حلول المحاسبة وإدارة الفواتير للتعرف على كيفية ربط العمليات المالية ضمن منظومة واحدة.

لماذا لا يكفي برنامج الفوترة وحده لبعض الشركات؟

تختلف احتياجات المنشآت بحسب طبيعة نشاطها وحجم عملياتها؛ فقد يكتفي نشاط خدمي محدود بخصائص معينة، بينما تحتاج المتاجر وشركات التوزيع إلى إدارة عدد كبير من المنتجات والعمليات.

وتصبح الحاجة إلى نظام أوسع أكثر وضوحًا عندما يتضمن النشاط العناصر التالية:

• إدارة المخزون.
• عمليات الشراء.
• التعامل مع الموردين.
• تشغيل نقاط البيع.
• إدارة فروع متعددة.
• تسجيل المبيعات النقدية والآجلة.
• معالجة المرتجعات.
• توزيع صلاحيات الموظفين بحسب مهامهم.

في هذه الحالات، يؤدي فصل الفوترة عن الحسابات والمخزون إلى زيادة الأعمال اليدوية، رغم إمكانية تقليلها من خلال ربط العمليات داخل نظام واحد.

وللمنشآت التي تحتاج إلى تنظيم عمليات البيع اليومية، يمكن الاطلاع على حلول نقاط البيع وإدارة عمليات البيع، كما يمكن التعرف على نظام إدارة المشتريات لتنظيم دورة الشراء.

بناءً على ذلك، من الأفضل اختيار البرنامج الذي يتوافق مع دورة العمل الكاملة في المنشأة، بدلًا من الاكتفاء بالتحقق من قدرته على إصدار الفواتير.

ما التقارير التي ينبغي أن يوفرها النظام؟

لا تقتصر فائدة تسجيل العمليات على الاحتفاظ بالبيانات، بل يجب أن تتحول هذه البيانات إلى معلومات واضحة يستفيد منها صاحب المنشأة والمحاسب في متابعة الأداء.

ومن أبرز التقارير التي ينبغي توفرها:

• تقارير المبيعات.
• تقارير المشتريات.
• تقارير ضريبة القيمة المضافة.
• تقارير العملاء.
• تقارير الموردين.
• تقارير المخزون.
• تقارير الأرباح.
• تقارير الحسابات.
• القوائم المالية.

إذا كان إعداد هذه التقارير يتطلب جمع البيانات يدويًا من برامج متعددة، فهذا يعني أن مستوى التكامل بين العمليات لا يزال بحاجة إلى التحسين.

كيف تختبر النظام قبل البدء باستخدامه؟

قبل نقل بيانات المنشأة كاملة إلى البرنامج الجديد، من الأفضل اختبار دورة عمل فعلية للتأكد من ملاءمته للاحتياجات اليومية.

جرّب تنفيذ الخطوات التالية:

1. إنشاء سجل لعميل جديد.
2. إضافة مورد إلى النظام.
3. تسجيل منتج أو خدمة.
4. إدخال فاتورة مشتريات.
5. إصدار فاتورة مبيعات.
6. تطبيق خصم على عملية البيع.
7. تنفيذ عملية إرجاع.
8. التحقق من احتساب الضريبة.
9. مراجعة رصيد حساب العميل.
10. التأكد من تحديث المخزون.
11. إنشاء تقرير للمبيعات.
12. استخراج تقرير محاسبي.
13. التحقق من صلاحيات مستخدم آخر.

تساعدك هذه التجربة على تحديد مدى توافق البرنامج مع طبيعة المنشأة، ومعرفة ما إذا كان الموظفون سيحتاجون إلى ملفات أو تطبيقات إضافية لإتمام العمليات.

كيف يدعم DigitalPro هذه الدورة؟

يقدم DigitalPro من أعمال رقمية بيئة تجمع بين مجموعة من الوظائف التي تحتاج إليها المنشآت في أعمالها اليومية، ومن أبرزها:

• إدارة الحسابات.
• تنظيم المبيعات.
• متابعة المشتريات.
• إدارة العملاء والموردين.
• متابعة المخزون والمستودعات.
• تشغيل نقاط البيع.
• إصدار الفواتير الإلكترونية.
• إعداد التقارير.

وتتمثل الفائدة في ترابط هذه الوظائف، وليس مجرد توفر كل وظيفة على حدة؛ إذ تنتقل البيانات بين العمليات المختلفة ضمن البيئة نفسها.

فعند إصدار فاتورة بيع، ترتبط العملية بالمبيعات والحسابات والمخزون وبيانات العميل، بدلًا من الحاجة إلى إنشاء سجلات منفصلة في كل قسم.

وإذا كانت منشأتك تحتاج إلى بيئة تشغيل سحابية، فيمكنك حجز استشارة للتعرف على الحل السحابي المناسب ومناقشة احتياجات المستخدمين والفروع.

هل ترغب في تجربة النظام على عمليات تشبه نشاط منشأتك؟
يمكنك التسجيل والحصول على الفترة التجريبية لاختبار الفواتير والمبيعات والحسابات عمليًا قبل اتخاذ قرارك.

متى تحتاج منشأتك إلى نظام محاسبي متكامل؟

تتضح الحاجة إلى الانتقال لنظام متكامل عندما تتكرر المشكلات التشغيلية التالية:

• الاضطرار إلى إدخال بيانات الفواتير مرة أخرى في الحسابات.
• وجود اختلاف بين رصيد المخزون وحركة المبيعات.
• صعوبة متابعة أرصدة العملاء.
• الاعتماد على Excel لاستكمال إعداد التقارير.
• استخدام برنامج مستقل لإدارة المخزون.
• التوسع في عدد الفروع.
• صعوبة تنظيم صلاحيات الموظفين.
• التأخر في تجهيز التقارير المالية.
• توزع البيانات بين مصادر متعددة دون مرجع موحد.

عند ظهور هذه التحديات بصورة متكررة، يصبح اعتماد نظام محاسبي متكامل وسيلة لتنظيم العمليات وتحسين ترابطها، وليس مجرد استبدال برنامج بآخر.

ما الفرق بين النظام المحاسبي وبرنامج الفاتورة الإلكترونية؟

يركز برنامج الفاتورة الإلكترونية بصورة رئيسية على إنشاء الفواتير وإدارتها وفق المتطلبات المطبقة.

أما النظام المحاسبي المتكامل، فيربط الفاتورة بمختلف العمليات التي تسبقها وتتبعها، وفق التسلسل التالي:

المشتريات → المخزون → البيع → الفاتورة → العميل → التحصيل → الحسابات → التقارير

لذلك، عندما تحتاج المنشأة إلى إدارة هذه المراحل جميعها، فإن استخدام حل متكامل يساعد على تنظيم العمل بصورة أفضل من توزيع المهام على مجموعة من البرامج المنفصلة.

أخطاء يُنصح بتجنبها عند اختيار النظام

هناك مجموعة من الممارسات التي قد تزيد تعقيد العمليات اليومية، ومن أبرزها:

• المفاضلة بين البرامج اعتمادًا على السعر وحده.
• الاهتمام بتصميم الفاتورة دون تقييم دورة العمل كاملة.
• عدم اختبار عمليات الإرجاع.
• إغفال متطلبات المرحلة الثانية والربط والتكامل.
• عدم ربط المبيعات بحركة المخزون.
• فصل الفوترة عن الحسابات دون وجود حاجة فعلية لذلك.
• عدم التحقق من صلاحيات المستخدمين.
• إهمال التحديثات وخدمات الدعم الفني.
• ترحيل جميع البيانات قبل اختبار البرنامج.
• اعتبار وجود رمز QR وحده دليلًا كافيًا على ملاءمة الحل.

ينبغي أن يهدف البرنامج المحاسبي إلى الحد من الإدخال اليدوي وتوحيد البيانات، لا إلى زيادة عدد التطبيقات والخطوات التي تحتاج إليها المنشأة لإنجاز أعمالها.

الأسئلة الشائعة عن الأنظمة المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل

ما الأنظمة المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل؟

هي الحلول التي تبحث عنها المنشآت لتنظيم الحسابات وإدارة الفوترة الإلكترونية بما يتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ويجب تحديد مدى ملاءمة كل حل بناءً على المتطلبات المطبقة على المنشأة والوظائف المحاسبية التي تحتاج إليها.

كيف أتحقق من توافق النظام مع الفوترة الإلكترونية؟

تحقق من إمكانية إصدار أنواع الفواتير المطلوبة، ومعالجة الضريبة والمرتجعات والإشعارات وحفظ البيانات، إلى جانب دعم الربط والتكامل إذا كانت المنشأة مشمولة بمتطلبات المرحلة الثانية.

هل يكفي وجود رمز QR للتأكد من ملاءمة البرنامج؟

لا، فرمز QR يمثل أحد عناصر المتطلبات في الحالات التي ينطبق عليها، ولا يغني عن الالتزام ببقية اشتراطات إصدار الفواتير وحفظها أو متطلبات مرحلة الربط والتكامل.

هل من الضروري ربط النظام بالمخزون؟

عندما تبيع المنشأة منتجات، يساعد ربط المبيعات بالمخزون على تحديث الكميات ومتابعة تكلفة المبيعات والتقارير المرتبطة بها، بدلًا من تسجيل حركات المخزون يدويًا.

هل تطبق المرحلة الثانية على جميع الشركات في الوقت نفسه؟

لا، يجري تطبيق مرحلة الربط والتكامل تدريجيًا على مجموعات من المكلفين، وتُشعر الهيئة المنشآت المستهدفة قبل الموعد المحدد للربط بستة أشهر على الأقل.

هل يجمع DigitalPro بين الفوترة والحسابات؟

يجمع DigitalPro وظائف الفوترة الإلكترونية والحسابات والمبيعات والمشتريات ونقاط البيع والمخزون وإدارة العملاء والموردين والتقارير، مما يجعله خيارًا يمكن تقييمه للمنشآت التي تحتاج إلى إدارة هذه العمليات ضمن منظومة مترابطة.

الخلاصة

عند اختيار الأنظمة المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل، لا ينبغي أن يكون شكل الفاتورة هو المعيار الوحيد، بل يجب النظر إلى دورة العمل الكاملة داخل المنشأة ومدى ترابط عملياتها.

ابدأ بطرح السؤال التالي:

ما الذي يحدث بعد إصدار الفاتورة؟

هل يُحدّث رصيد العميل؟ وهل تتغير كميات المخزون؟ وهل تُسجل الإيرادات والضريبة؟ وهل تظهر تفاصيل العملية في التقارير دون الحاجة إلى إعادة إدخالها؟

إذا كانت هذه العمليات مترابطة وتُحدّث بياناتها تلقائيًا، فإن المنشأة تستفيد من منظومة محاسبية تتجاوز مجرد إصدار الفواتير إلى إدارة العمليات بصورة متكاملة.

ولهذا تقدم أعمال رقمية DigitalPro للحسابات ونقاط البيع، الذي يجمع وظائف الحسابات والمبيعات والمشتريات والمخزون والفوترة والتقارير ضمن بيئة واحدة.

يمكنك حجز استشارتك للتعرف على الحلول المتاحة ومناقشة احتياجات منشأتك، ثم التسجيل والحصول على الفترة التجريبية لاختبار البرنامج باستخدام عمليات فعلية تشمل الفواتير والعملاء والموردين والمخزون والتقارير، قبل اتخاذ قرار الانتقال.