برنامج الفاتورة الإلكترونية
لم يعد اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية في السعودية مقتصرًا على إصدار فاتورة تحتوي على رمز QR، إذ تحتاج المنشأة إلى نظام قادر على إنشاء الفواتير والإشعارات إلكترونيًا، واحتساب ضريبة القيمة المضافة، وحفظ المستندات، والتعامل مع متطلبات الربط والتكامل مع منصة «فاتورة» عند خضوع المنشأة للمرحلة الثانية.
وتوضح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام إلكتروني، ولذلك لا تُعد الفاتورة المكتوبة يدويًا أو المستند الذي جرى مسحه ضوئيًا فاتورة إلكترونية.
وبالتالي، لا ينبغي أن يقتصر بحثك عن البرنامج على إمكانية طباعة شكل الفاتورة، بل الأفضل اختيار نظام متكامل يربط الفواتير بالمبيعات والعملاء والمخزون والمدفوعات والحسابات والتقارير.
ويمكنك الاطلاع على أساسيات الفوترة الإلكترونية أولًا من خلال دليل الفاتورة الإلكترونية في السعودية.
ما هو برنامج الفاتورة الإلكترونية؟
برنامج الفاتورة الإلكترونية هو حل تقني مخصص لإنشاء الفواتير والإشعارات الإلكترونية وحفظها ومعالجتها بما يتوافق مع المتطلبات الضريبية والفنية التي تنطبق على المنشأة.
ولا تقتصر مهمته على تسجيل اسم العميل وقيمة المعاملة، إذ يمكن للنظام المتكامل التعامل مع مجموعة من العناصر، منها:
- معلومات المنشأة والرقم الضريبي.
- بيانات العملاء.
- المنتجات والخدمات.
- ضريبة القيمة المضافة.
- الفاتورة الضريبية.
- الفاتورة الضريبية المبسطة.
- الإشعارات الدائنة والمدينة.
- رمز QR.
- وسائل السداد.
- عمليات المرتجعات.
- حفظ الفواتير.
- إرسال نسخة الفاتورة أو مشاركتها مع العميل.
- الربط مع الحسابات والمخزون.
- التكامل مع منصة فاتورة عند انطباق المرحلة الثانية.
وتبين زاتكا أن الفوترة الإلكترونية تعتمد على نوعين رئيسيين من الفواتير: الفاتورة الضريبية، والتي تستخدم غالبًا في التعاملات بين المنشآت، والفاتورة الضريبية المبسطة، التي تستخدم عادةً عند البيع للمستهلك النهائي.
ولمعرفة الفروق بين النوعين بشكل أكثر وضوحًا، يمكنك الاطلاع على دليل الفاتورة الضريبية في السعودية.
ما الذي يجب أن يقدمه برنامج الفاتورة الإلكترونية؟
ولتقييم البرنامج بصورة صحيحة، من الأفضل فحص دورة العمل المتكاملة التي يقدمها بدل التركيز على مظهر الفاتورة وتصميمها فقط.
إصدار الفاتورة الضريبية والمبسطة
ينبغي أن يكون البرنامج قادرًا على إصدار نوع الفاتورة الملائم لطبيعة العملية، مع إدخال البيانات اللازمة بالشكل الصحيح.
فاحتياجات المتجر الذي يتعامل في الغالب مع المستهلك النهائي قد تختلف من الناحية التشغيلية عن احتياجات شركة تقدم خدماتها إلى منشآت أخرى.
احتساب ضريبة القيمة المضافة
من المهم أن يتولى النظام حساب الضريبة بناءً على إعدادات المنتجات والخدمات، مع توضيح:
- قيمة السعر قبل الضريبة.
- نسبة الضريبة.
- مبلغ الضريبة.
- الخصومات.
- الإجمالي المستحق.
ومع ذلك، فإن البرنامج لا يمنع الأخطاء الناتجة عن إعداد التصنيف الضريبي بصورة غير صحيحة، لذلك ينبغي ضبط المنتجات والخدمات بشكل سليم منذ البداية.
وللتعرف على طريقة التعامل مع الضريبة بصورة أشمل، يمكنك الرجوع إلى دليل ضريبة القيمة المضافة في السعودية.
إدارة المرتجعات والإشعارات
عند إعادة جزء من الطلب أو الحاجة إلى تصحيح قيمة الفاتورة، لا ينبغي أن تعتمد المنشأة على حذف الفاتورة الأصلية وإصدار فاتورة أخرى يدويًا.
ويحتاج النظام المتكامل إلى توفير إدارة واضحة لـ:
- الإشعار الدائن.
- الإشعار المدين.
- المرتجع الكامل.
- المرتجع الجزئي.
- ربط عملية التصحيح بالفاتورة الأصلية.
وتقدم أعمال رقمية هذه الوظائف ضمن المعايير المهمة التي ينبغي مراعاتها عند اختيار برنامج محاسبي متوافق مع الفوترة الإلكترونية.
ويمكنك الاطلاع على التفاصيل المرتبطة باختيار النظام من خلال مقال اختيار نظام محاسبي متوافق مع الفاتورة الإلكترونية.
هل برنامج الفاتورة الإلكترونية يحتاج إلى الربط مع زاتكا؟
لا ينطبق ذلك بالطريقة ذاتها على جميع المنشآت، إذ يرتبط الأمر بالمرحلة التي تخضع لها المنشأة.
انطلقت المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية، المعروفة بمرحلة الإصدار والحفظ، في 4 ديسمبر 2021. بينما بدأت المرحلة الثانية، الخاصة بالربط والتكامل، في 1 يناير 2023 ويتم تطبيقها تدريجيًا على مجموعات من المكلفين.
وعند دخول المنشأة في المرحلة الثانية، يجب أن يتكامل حل الفوترة الإلكتروني مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مع إصدار الفواتير وفق الصيغ والمتطلبات الفنية التي حددتها الهيئة.
ومن أبرز المتطلبات التي ينبغي أن يتعامل معها البرنامج خلال مرحلة الربط:
- ربط نظام الفوترة بمنصة فاتورة.
- إعداد وحدات إصدار الفواتير.
- تكوين ملفات XML بما يتوافق مع المتطلبات.
- إنشاء UUID.
- تطبيق تسلسل وعدّاد للفواتير.
- توليد QR Code وفق متطلبات المرحلة.
- اعتماد الفاتورة الضريبية القياسية.
- الإبلاغ عن الفاتورة الضريبية المبسطة.
- استقبال حالات القبول والتحذير والرفض.
وعند وصول إشعار الربط إلى منشأتك، يمكنك الاستفادة من دليل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية لفهم متطلبات الربط والتكامل.
هل يجب أن يكون برنامج الفاتورة الإلكترونية معتمدًا من زاتكا؟
تُعد هذه النقطة من أكثر الأمور التي قد تسبب حيرة عند المفاضلة بين برامج الفوترة الإلكترونية.
وتوضح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن المكلف يمكنه الاستفادة من خدمات الفوترة الإلكترونية التي تقدمها أي شركة توفر نظامًا إلكترونيًا، بشرط أن يكون النظام المستخدم ملتزمًا بمتطلبات الفوترة الإلكترونية.
كما تشير الهيئة بوضوح إلى أن قائمة مزودي الحلول المنشورة لديها هي قائمة استرشادية وغير ملزمة، ولا تعني اعتماد الهيئة للحلول التقنية ذاتها.
لذلك، لا تجعل كلمة «معتمد» العامل الوحيد عند مقارنة البرامج، وإنما استفسر من مزود الخدمة عن الطريقة التي يطبق بها المتطلبات الفعلية التي تنطبق على منشأتك.
ما الفرق بين برنامج الفواتير وبرنامج المحاسبة المتكامل؟
يركز برنامج الفواتير البسيط بشكل رئيسي على إنشاء الفاتورة والاحتفاظ ببياناتها، في حين يعمل البرنامج المحاسبي المتكامل على ربط الفاتورة بمراحل العمل والعمليات الأخرى داخل المنشأة.
| برنامج مخصص للفواتير | نظام محاسبي متكامل |
|---|---|
| إصدار الفواتير | إصدار الفواتير |
| معلومات العملاء | حسابات العملاء |
| الضريبة | الضريبة والتقارير |
| وسائل الدفع | سندات القبض والصرف |
| الاحتفاظ بالفاتورة | الترحيل المحاسبي |
| إمكانات محدودة للمخزون | إدارة المخزون والمستودعات |
| تقارير الفواتير | القوائم والتقارير المالية |
فعند تسجيل فاتورة بيع من خلال النظام المتكامل، يمكن أن ينعكس أثرها في الوقت نفسه على:
- رصيد العميل.
- إيرادات المبيعات.
- ضريبة المخرجات.
- المخزون.
- طريقة السداد.
- التقارير.
- القيد المحاسبي.
ولهذا يميل أصحاب الشركات التي لديها مخزون أو نقاط بيع أو حجم كبير من العمليات إلى استخدام النظام المتكامل بدل الاعتماد على برنامج فوترة منفصل.
هل DigitalPro يصلح كبرنامج للفاتورة الإلكترونية؟
تقدم أعمال رقمية DigitalPro باعتباره نظامًا يجمع بين الحسابات ونقاط البيع والمخزون والتقارير ووظائف الفوترة الإلكترونية، لتكون الفاتورة جزءًا من منظومة المبيعات والحسابات بدل أن تبقى مستندًا مستقلًا.
وتتضمن الوظائف التي يقدمها النظام:
- إدارة المبيعات والمشتريات.
- إدارة العملاء والموردين.
- إدارة المخزون.
- نقاط البيع.
- دعم وسائل دفع متعددة.
- إدارة المرتجعات.
- التقارير المحاسبية والمالية.
- تحليل المبيعات والأرباح.
- إدارة المنتجات والمخازن.
ويمكنك الاطلاع على نظام الحسابات ونقاط البيع إذا كنت ترغب في ربط إصدار الفواتير بالحسابات والمخزون ونقاط البيع بدل الاعتماد على برنامج فوترة مستقل.
أما إذا كان العمل عبر الإنترنت هو الأولوية، فيمكنك أيضًا التعرف على النظام المحاسبي السحابي.
كيف تختار أفضل برنامج فاتورة إلكترونية؟
قبل اتخاذ قرار الاشتراك، اطلب تجربة العمليات التالية بصورة فعلية داخل النظام:
1. أنشئ فاتورة ضريبية
افحص وجود:
- بيانات المنشأة.
- بيانات العميل.
- الرقم الضريبي.
- المنتجات.
- الضريبة.
- الإجمالي.
2. أنشئ فاتورة مبسطة
تحقق من قدرة النظام على التعامل بصورة صحيحة مع عمليات البيع للمستهلك النهائي والمتطلبات الخاصة بالفاتورة التي تنطبق عليها.
3. نفذ مرتجعًا
لا تكتفِ باختبار عملية البيع، بل جرّب إرجاع منتج أو تعديل قيمة فاتورة باستخدام الإشعار الملائم.
4. راجع حالة الربط
إذا كانت منشأتك مشمولة بالمرحلة الثانية، استفسر عن الآتي:
- هل يعرض النظام حالة قبول الفاتورة؟
- هل تظهر التحذيرات؟
- هل يوضح سبب الرفض؟
- كيف يستطيع المستخدم معالجة الخطأ؟
5. راجع الأثر المحاسبي
بعد إصدار الفاتورة، تحقق من انعكاس العملية على:
- حساب العميل.
- المخزون.
- الإيرادات.
- الضريبة.
- طريقة الدفع.
- التقارير.
6. اختبر الصلاحيات
ينبغي ألا تكون جميع الصلاحيات متاحة لكل مستخدم، مثل القدرة على:
- تعديل الأسعار.
- إجراء الخصومات.
- إلغاء العمليات.
- إنشاء المرتجعات.
- الاطلاع على الأرباح.
ما الأخطاء الشائعة عند اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية؟
لا تجعل تصميم الفاتورة العامل الأساسي الذي تبني عليه اختيار البرنامج.
ومن أبرز الأخطاء التي ينبغي تجنبها:
- اعتقاد أن ملف PDF العادي وحده يحقق متطلبات الفوترة الإلكترونية.
- إهمال اختبار متطلبات المرحلة الثانية.
- عدم التأكد من دعم الفاتورة المبسطة.
- تجاوز اختبار عمليات المرتجعات.
- عدم التحقق من XML والربط عند خضوع المنشأة للمرحلة الثانية.
- عدم معرفة آلية معالجة الفواتير التي يتم رفضها.
- إغفال تكامل البرنامج مع المخزون والحسابات.
- عدم تجربة نظام الصلاحيات.
- الاعتماد على عبارة «معتمد من زاتكا» دون التحقق من مدى التوافق الفعلي.
- اختيار حل غير قابل للتوسع مع الفروع ونقاط البيع.
وتوضح متطلبات زاتكا أن الفاتورة الإلكترونية يجب أن تصدر من نظام إلكتروني وبصيغة منظمة، كما أن مرحلة الربط تضيف متطلبات تقنية تتجاوز المظهر الخارجي للفاتورة.
الأسئلة الشائعة عن برنامج الفاتورة الإلكترونية
ما هو أفضل برنامج للفاتورة الإلكترونية؟
البرنامج الأفضل هو الذي يتوافق مع طبيعة نشاط المنشأة، ويستطيع إصدار أنواع الفواتير اللازمة، ويدعم ضريبة القيمة المضافة والمرتجعات والإشعارات، إلى جانب تلبية متطلبات الربط والتكامل عندما تكون المنشأة مشمولة بالمرحلة الثانية.
هل برنامج الفاتورة الإلكترونية إلزامي؟
يجب على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية إصدار الفواتير وحفظها باستخدام حل إلكتروني وفق المرحلة المطبقة عليهم. وقد بدأت مرحلة الإصدار والحفظ في 4 ديسمبر 2021، في حين يجري تطبيق مرحلة الربط والتكامل تدريجيًا على المجموعات المستهدفة.
هل Excel يعتبر برنامج فاتورة إلكترونية؟
لا يكفي إعداد الفاتورة يدويًا باستخدام أدوات تحرير المستندات أو الاعتماد على صورة أو نسخة ممسوحة ضوئيًا، إذ يجب إصدار الفاتورة وحفظها من خلال نظام إلكتروني وبالصورة المتوافقة مع المتطلبات المطبقة.
هل البرنامج يحتاج إلى QR Code؟
تختلف التفاصيل وفق نوع الفاتورة والمرحلة التي تنطبق على المنشأة، إلا أن رمز QR يعد من العناصر المهمة في الفاتورة الضريبية المبسطة، كما تتضمن المرحلة الثانية متطلبات فنية إضافية مرتبطة به.
هل برنامج الفاتورة الإلكترونية يحتاج إلى الإنترنت؟
قد تختلف طريقة عمل النظام عند انقطاع الاتصال بحسب الحل المستخدم ونوع الفاتورة والمرحلة المطبقة؛ لذلك ينبغي سؤال مزود البرنامج بشكل مباشر عن آلية إصدار الفواتير وحفظها وإعادة إرسالها بعد عودة الاتصال.
ما الفرق بين الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الضريبية؟
مصطلح الفاتورة الضريبية يحدد نوع الفاتورة ومحتواها الضريبي، بينما تشير كلمة «إلكترونية» إلى أسلوب إصدار الفاتورة وحفظها ومعالجتها. وبناءً على ذلك، يمكن أن تكون الفاتورة الضريبية إلكترونية إذا صدرت من نظام إلكتروني وفق المتطلبات المحددة.
كيف أربط برنامج الفاتورة الإلكترونية مع زاتكا؟
إذا كانت المنشأة ضمن الفئة المستهدفة بالمرحلة الثانية، يتم إعداد وحدات إصدار الفواتير وربط الحل الإلكتروني بمنصة فاتورة وفق إجراءات ومتطلبات الهيئة الفنية. ويمكنك الاستفادة من حجز استشارة حول الفاتورة الإلكترونية للحصول على الخطوات المناسبة.
الخلاصة
اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية المناسب لا ينبغي أن يبدأ من شكل الفاتورة، وإنما من طبيعة دورة العمل التي تريد المنشأة إدارتها.
ويفترض أن يساعد الحل المناسب في إصدار الفواتير الضريبية والمبسطة، وحساب الضريبة، والتعامل مع المرتجعات والإشعارات، وحفظ البيانات، وتنفيذ متطلبات الربط مع منصة فاتورة عندما تكون المنشأة ضمن المرحلة الثانية.
وإذا كان نشاطك يعتمد على المبيعات والمخزون والعملاء ونقاط البيع، فمن الأفضل أن تكون الفاتورة جزءًا من نظام محاسبي متكامل بدل استخدام برنامج فوترة مستقل ثم نقل البيانات إلى الحسابات يدويًا.
وتقدم أعمال رقمية نظامًا للحسابات ونقاط البيع يربط الفوترة بالمبيعات والمخزون والمدفوعات والتقارير ضمن نظام واحد، إلى جانب الحلول السحابية والأنظمة المتخصصة لمختلف الأنشطة.
ويمكنك استعراض الباقات والأسعار، ثم التسجيل والحصول على الفترة التجريبية واختبار فاتورة بيع ومرتجع وفاتورة مبسطة والتقارير قبل تحديد النظام النهائي.
ابدأ في إدارة أعمالك بمرونة كاملة
جرب أعمال رقمية مجاناً. ابدأ في إصدار فواتيرك الإلكترونية المتوافقة مع زاتكا خلال دقائق.